近年來，國內大型會議活動執(zhí)行數量眾多，會議行業(yè)蓬勃發(fā)展，會議活動執(zhí)行質量卻難以保證，現場突發(fā)狀況頻現，漏洞常在。那么，怎樣做才能保證一場活動的順利執(zhí)行呢？

        唯我品牌策劃作為一個富有多年會議策劃經驗的活動策劃專家，將會根據以往的活動策劃執(zhí)行經驗，分享一下活動執(zhí)行前的準備流程和注意事項。

 

        做一場專業(yè)的活動前，需要有一套完善的活動執(zhí)行方案和活動執(zhí)行手冊。這兩份文檔將會明確活動執(zhí)行的方向、流程、細節(jié)及注意事項。因為現場隨時可能會出現意外情況，因此最好提前預想好意外及相應的應急對策。

 

        在活動搭建及活動準備的時候，需要注意三個部分：客戶、場地方和內部協調。

 

        1、客戶經常會有源源不斷的新想法，因此需要工作人員的應變能力高，并且要盡量滿足客戶的需求，無論現場情況有多困難，都要盡力想方法解決。所有需要確認的東西，都要找到客戶的話事人確認，如有必要，例如增項和大部分修改，需要與客戶簽訂確認函。

 

        2、場地方的選擇與溝通?；顒娱_始前，一定要盡最大努力讓場地方完全配合此次活動，包括時間、現場布置以及活動搭建調整等事項。

 

        在場地的選擇上，需要考慮以下兩點：

 

        一方面要考慮場地的品味和格調，看是否與發(fā)布會的內容保持統(tǒng)一。

 

        另一方面要考慮實用性與方便性，會議廳的容納人數是否能滿足發(fā)布會的需求，發(fā)布會需要的設備是否齊全，交通是否便利，泊車是否方便。

 

        現場布置需要注意的地方：

 

        1) 背景布置。背景板顏色、字體是否美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。

 

        2) 酒店外圍布置。酒店是否允許飄空氣球，是否可以設置橫幅、拱形門等、

 

        3) 相關設備要在發(fā)布會開始前反復調試，保證活動過程不出故障。

 

        3、內部溝通協調。活動前的項目安排必須要有明確的現場分工，要保證信息溝通順暢，配合默契。活動正式開始之前，總統(tǒng)籌需要把控好每個環(huán)節(jié)，特別是物料、搭建和活動流程。要保證物料和搭建全部按計劃到位，反復核對無遺漏?；顒娱_始之前要進行至少2次的正式全程彩排，保護活動流程順暢無差錯。

 

        掌握好會議策劃執(zhí)行前的準備流程和注意事項，就能對活動執(zhí)行更有把握，讓整個活動的流程更加順暢。