一、 會議報道之前的工作 

 

1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容,到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考,在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi).

2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置）,落實(shí)在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）.

▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右 

3、在酒店預(yù)訂完畢后,將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方,尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改.

4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù),以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備.

5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具（會議在酒店或團(tuán)隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿.

6、通知酒店,會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店.在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員 

二、 會議報到前準(zhǔn)備工作 

1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方.

2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】.

3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】.

三、 會議期間的工作 

1、會議在報到期間最重要的是【收費(fèi)】.在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記.

收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作,及：

（1）確定學(xué)員情況 

（2）根據(jù)情況計算應(yīng)交費(fèi)用 

（3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕!

（4）收款 

（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員 

（6）填寫報到表.

2、在出現(xiàn)收費(fèi)后,收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改,更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期.

四、 會議期間注意問題 

1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境.

2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好.

3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證.

4、.各人會務(wù)款必須保管好,做到每天進(jìn)行清點(diǎn),保險安全的寄存