會議活動的基本要素--會議人員

　　會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關(guān)的人員。

　　1.會議主體

　　會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位和協(xié)辦單位等。

　　（1）會議的主辦者是會議活動的具體組織者，其任務(wù)主要是根據(jù)會議的目標(biāo)和規(guī)則制定具體的會議方案并加以實施，為會議活動提供必要的場所、設(shè)施和服務(wù)，確保會議的順利進行。

　?。?）會議的承辦者是指具體落實會議組織任務(wù)的機構(gòu)或個人。

　?。?）支持單位是指為會議的召開給予全力支持的機構(gòu)。

　　（4）贊助單位是指為會議的順利召開提供經(jīng)濟幫助和設(shè)備、場地支持的機構(gòu)。

　?。?）協(xié)辦單位即協(xié)助安排、組織會議的機構(gòu)。

　?。?）合作單位即對于會議的召開與會議主辦者進行合作的機構(gòu)。

　?。?）其他。

　　2.會議客體

　　會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員和旁聽成員。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，一般來說，與會者的人數(shù)越多，會議的規(guī)模也就超大。

　?。?）正式成員：即具有正式資格，有表決權(quán)、選舉權(quán)和發(fā)言權(quán)的會議成員，也是會議活動的主要成員。

　?。?）列席成員：即不具有正式資格，有一定的發(fā)言權(quán)，但無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議成員。是否需要列席成員參加會議，哪些對象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員應(yīng)該參加會議中的哪些活動，由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實際需要來確定。

　?。?）特邀成員：由會議的主辦者根據(jù)會議的需要而專門邀請的成員，如上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、特別來賓和報告人等。

　?。?）旁聽成員：即受邀請參加會議，但不具有正式資格，既無表決權(quán)，也無發(fā)言權(quán)的會議成員。

　　為了提高會議的高效性，邀請與會者時，應(yīng)考慮以下要素：第一，能夠提供信息、提出意見、做出決定，直接有助于會議達到預(yù)期效果的人；第二，對于一些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。比如人民代表大會的與會者必須是依法選舉產(chǎn)生的人民代表；公司的董事會或股東大會的與會者必須是按照公司章程正式確定的董事或股東；研討會的與會者必須是對研討的課題有深厚的事業(yè)知識背景，能夠提出見解或解決方案的專家或?qū)嶋H工作者。

　　3.其他與會議有關(guān)的人員

　　其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等。

　　主持人往往也可以被看作是會議的召集人、組織者或引導(dǎo)者。對于一般的小型會議，主持人也可以是召集人；而對于一些大型的會議，主持人就有可能會充當(dāng)更多的角色，既是會議的組織者，也是會議的引導(dǎo)者。主持人對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

　　會務(wù)工作是秘書和秘書部門的經(jīng)常性工作之一。從會議籌備到會議結(jié)束的整個過程中，會議秘書通常會承擔(dān)著一系列工作，如會場選擇、制作會議證件、準(zhǔn)備會議文件與材料、會議簽到與報到工作、辦妥后勤服務(wù)事宜等。

　　會議服務(wù)人員是指具體從事會場布置、設(shè)備支持和會場服務(wù)等方面的人員，以及負責(zé)會議生括服務(wù)的人員。