1、活動(dòng)開展前與場館方的溝通

　　
場館方是場地的管理者，在場地上實(shí)施任何活動(dòng)都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動(dòng)，在這個(gè)過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動(dòng)開展過程中經(jīng)常會出現(xiàn)我們的要求和場館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關(guān)系，更重要的是往往會因?yàn)檫@方面的原因而耽誤活動(dòng)的正常進(jìn)行，最后是得不償失。

　　
例如前段時(shí)間我們在一個(gè)五星級賓館的會展中心做一個(gè)活動(dòng)，由于前期籌備的疏忽，我們忘了給主持人準(zhǔn)備礦泉水。但是當(dāng)時(shí)會場上也沒有水，只有會場的門口放了一臺飲水機(jī)。沒辦法我就在飲水機(jī)上倒了一杯水想讓主持人先解下渴，但是卻被門衛(wèi)攔住了，說會場內(nèi)不讓帶水，開始以為不讓帶紙杯是怕在會場內(nèi)到處亂扔，但是想不到他們連瓶裝水也不讓拿進(jìn)去，非要主持人自己出來喝。和門衛(wèi)說不通我就去找他們的負(fù)責(zé)人，想讓他們酒店的服務(wù)員給主持人倒兩杯水，但是負(fù)責(zé)人又說按照協(xié)議內(nèi)容他們不為活動(dòng)提供茶水服務(wù)。最后沒辦法，我只能從外面買了兩瓶水，放在背包內(nèi)偷偷的拿進(jìn)來。臨沂慶典公司  臨沂開業(yè)慶典公司

　　
這本來是件很小的事，但是由于事先沒有充分的溝通才會出現(xiàn)這種不必要的麻煩。所以在活動(dòng)開展之前，先要把我們在活動(dòng)中需要場館配合的地方一一羅列，事不懼小。另一方面，也要讓場館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。一旦活動(dòng)進(jìn)入實(shí)施階段，我們可和場館耗不起。

　　
2、文件檔案管理

　　
這一點(diǎn)在工作計(jì)劃中已經(jīng)提到過，現(xiàn)在之所以再次提出是因?yàn)樵谖宜?jīng)歷過的和了解到的很多活動(dòng)中，在對文件檔案的管理方面并不是很重視，經(jīng)常會被忽略。但事實(shí)上，對于文件檔案的管理在活動(dòng)的執(zhí)行過程中和活動(dòng)的后期工作中都有著非常重要的作用。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

　　
活動(dòng)中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個(gè)方面。當(dāng)我把這些文件檔案羅列給大家看的時(shí)候，他們的作用我想大家心中已經(jīng)明了了。也許，在你沒有羅列之前，你還不會想到會有這么多的文件需要我們?nèi)ス芾怼５俏乙f的并不僅僅是讓大家來充分重視這件事，有專門的人來管理這些檔案文件當(dāng)然是非常必要的。但是在管理過程中還應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因?yàn)闄n案文件的管理并不是一件容易的事，我們對他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實(shí)上在活動(dòng)的執(zhí)行期間各種事項(xiàng)都會隨時(shí)變動(dòng)，對于這些變動(dòng)的及時(shí)更新也是一個(gè)非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們在活動(dòng)的過程在各個(gè)需要他們的工作人員中及時(shí)傳遞。

　　
由于對文件檔案的管理不善而使活動(dòng)推遲、忙亂的例子我就不用列述了，我想每位參與過活動(dòng)執(zhí)行的人都會有或多或少的經(jīng)歷。所以，希望我們在以后的活動(dòng)管理中能夠充分重視對于文件檔案的管理。

　　
3、財(cái)務(wù)管理

　　
每次活動(dòng)的舉辦都會需要很多東西，其中有些是我們自己的，有些是專為本次活動(dòng)購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)的過程中也會產(chǎn)生很多開支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時(shí)產(chǎn)生的。因此，在很多活動(dòng)完結(jié)之后結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)實(shí)際開支比預(yù)算要多出很多來。所以，對于財(cái)務(wù)的管理就顯得尤為重要了。

　　
第一，活動(dòng)過程中各項(xiàng)財(cái)物的使用和消耗、活動(dòng)后各項(xiàng)財(cái)物的安置和處理。因?yàn)榛顒?dòng)現(xiàn)場的人員繁雜，所以財(cái)物丟失的事也時(shí)有發(fā)生，在對財(cái)物的看管上應(yīng)該特別注意;由于很多財(cái)物都是服務(wù)于各種獨(dú)立的活動(dòng)，所以每次活動(dòng)完結(jié)之后就經(jīng)常會被大家把財(cái)物和活動(dòng)一起拋到腦后了;活動(dòng)完結(jié)之后，經(jīng)常會產(chǎn)生很多“項(xiàng)目資產(chǎn)”，如何對這些資產(chǎn)進(jìn)行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級處理”，也應(yīng)該是個(gè)值得考慮的問題。

　　
第二，活動(dòng)過程中工作人員的花費(fèi)開銷。在活動(dòng)的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會或多或少的發(fā)生各種各樣的開銷，對于這種開銷如何處理，算工作花費(fèi)，還是個(gè)人消費(fèi)，也是一個(gè)值得每位管理者重視的問題?；顒?dòng)過程中，每個(gè)工作人員在執(zhí)行自己的工作過程中很多時(shí)候都會發(fā)生一些開支，當(dāng)他們不敢確定某項(xiàng)開支應(yīng)該公司報(bào)銷還是自己承擔(dān)的時(shí)候，多數(shù)會選擇不去做這些工作或者猶豫很長時(shí)間才去做。這就非常影響工作的正常進(jìn)程。所以，在每次活動(dòng)開始之前，最好先制定一個(gè)合理的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，并把它向員工說清楚。以此來解除他們在工作過程中的各種疑慮，以便提高工作效率。

　　
第三，關(guān)于活動(dòng)過程中的財(cái)務(wù)成本管理，這里就不加詳述了。

　　
4、活動(dòng)結(jié)束后的收場工作

　　
這是每次活動(dòng)的主辦方最容易疏忽的地方，往往活動(dòng)開始前風(fēng)風(fēng)火火，活動(dòng)進(jìn)行中緊緊張張，可是到了活動(dòng)結(jié)束之后大家都有“終于可以松一口氣”的懈怠。每到這個(gè)時(shí)候，從負(fù)責(zé)人到工作人員都會有種事情終于完結(jié)的錯(cuò)覺，有些工作人員甚至?xí)陀^眾一起一走了之，完全忘了還有收尾工作要做。所以很多主辦方事后都會出現(xiàn)丟失物品的現(xiàn)象。

　　
所以，為了保證活動(dòng)順利收尾，防止物品丟失，也為我們的辛苦劃上一個(gè)完美的句號，在活動(dòng)開始之前一定要把收尾工作安排妥當(dāng)，分配到人，責(zé)任明確。到時(shí)候就不會出現(xiàn)亂場的情況了。

　　
5、關(guān)于總結(jié)報(bào)告

　　
這一點(diǎn)在“活動(dòng)的評估和總結(jié)”中已經(jīng)提到過，但是在文章的最后還是想再向大家建議一次。項(xiàng)目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析;通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

　　
我想說的是，總結(jié)是進(jìn)步和成功的捷徑，希望我們每一位活動(dòng)的主辦者和工作人員都能在每次活動(dòng)完結(jié)之后，認(rèn)認(rèn)真真地做一次總結(jié)。而且這個(gè)總結(jié)并不僅僅是管理人員的總結(jié)，而且應(yīng)該是全體參與活動(dòng)策劃和執(zhí)行的所有工作人員的總結(jié)。

　　
組織一臺大型文藝演出，或者大型運(yùn)動(dòng)會開幕式和閉幕式，以及一系列的促銷、公關(guān)活動(dòng)，雖然形式內(nèi)容千差萬別，組織方式也不盡相同，但是這些活動(dòng)的組織者往往用一種相似的方法來管理這些不同的項(xiàng)目，管理學(xué)術(shù)界把這種相似的管理方法總結(jié)概括為大型活動(dòng)項(xiàng)目管理體系。

　　
但是雖然這樣，我們并沒有在大型活動(dòng)的管理方面作過太深的理論探討，致使大型活動(dòng)的管理經(jīng)常處于不規(guī)范管理狀態(tài)，而且大多說管理人員都停留在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)階段。本文也只是膚淺地提出了“角色管理”的概念，但是其他的方面多屬于經(jīng)驗(yàn)方面的總結(jié)，對于理論方面實(shí)在是汗顏。今天之所以提出來和大家探討，亦是希望能合大眾之力為我國的大型活動(dòng)管理作出點(diǎn)滴貢獻(xiàn)。

　　
由于項(xiàng)目管理成效顯著，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到建筑、金融、財(cái)務(wù)等各行各業(yè)。大型活動(dòng)也是一種項(xiàng)目，我們也希望能夠在大家的友好合作中盡快完善大型活動(dòng)的項(xiàng)目管理制度和方法，盡快提高我國大型活動(dòng)的管理水平。