會(huì)議策劃者在組織會(huì)議時(shí)需注意哪些事項(xiàng)?

    會(huì)議策劃是一個(gè)繁瑣而重要的過(guò)程,組織好了,會(huì)議將會(huì)很圓滿,組織不好,會(huì)議將會(huì)達(dá)不到預(yù)期的效果.如果您還有什么糾結(jié)的問(wèn)題,上海精覺傳播機(jī)構(gòu)的顧問(wèn)很樂(lè)意為您解答,上海精覺傳播機(jī)構(gòu)是上海大型的會(huì)務(wù)行業(yè)網(wǎng)站,擁有眾多長(zhǎng)期合作的滬上優(yōu)質(zhì)的會(huì)議場(chǎng)地,為客戶提供商務(wù)會(huì)議場(chǎng)地、企業(yè)年會(huì)場(chǎng)地、團(tuán)體宴會(huì)場(chǎng)地、活動(dòng)展覽場(chǎng)地等會(huì)議場(chǎng)地信息.

    眾所周知,會(huì)議策劃工作是會(huì)議召開的重要環(huán)節(jié),因?yàn)楹芏嘈〖?xì)節(jié)都體現(xiàn)在會(huì)議策劃上邊,如果組織不好,會(huì)議的效果也將大打折扣,因此會(huì)務(wù)通相關(guān)顧問(wèn)提醒您,在做會(huì)議策劃工作時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)有以下幾點(diǎn):

    一、要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會(huì)議的人員名單.參加會(huì)議人數(shù)的多少,應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議預(yù)期效果、場(chǎng)地條件而定.為深入探討一些問(wèn)題而開的會(huì)議,人數(shù)可少些.調(diào)查情況、紀(jì)念及宣傳性的會(huì)議,人數(shù)可多些.

    二、開會(huì)之前要深入考慮召開會(huì)議的目的,準(zhǔn)備好會(huì)議上報(bào)告、提問(wèn)、調(diào)查或討論的綱目.

    三、為使會(huì)議開得有成效,根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,會(huì)前應(yīng)考慮一些人重點(diǎn)發(fā)言,并在發(fā)言上做一些重點(diǎn)分工.

    四、盡可能了解與會(huì)人員情況,在會(huì)議休會(huì)期間,組織一些聯(lián)誼活動(dòng),增進(jìn)了解,加深感情.會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)繼續(xù)與會(huì)議人員保持一定的聯(lián)系,以備需要時(shí),可以進(jìn)行合作.

    五、根據(jù)會(huì)議的時(shí)間安排,發(fā)出會(huì)議通知,會(huì)議通知應(yīng)及早,內(nèi)容要明確、具體,如報(bào)到日期、地點(diǎn)、會(huì)議期限、日程、會(huì)議議題,需帶的票證和物品等.

    六、根據(jù)會(huì)議的安排,確定會(huì)議的地址,安排好主會(huì)場(chǎng)和分組討論的地點(diǎn).住宿會(huì)議還應(yīng)安排好房間,落實(shí)食宿各項(xiàng)問(wèn)題.

    七、注意合理安排會(huì)議日程,適當(dāng)安排一些娛樂(lè)體育活動(dòng),以減輕與會(huì)者疲勞,活躍會(huì)議氣氛.

    八、會(huì)議開始后,及時(shí)掌握會(huì)議的動(dòng)態(tài),對(duì)會(huì)議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理,還要注意安排好會(huì)議期間的記錄人員.

    九、會(huì)議結(jié)束之前,聯(lián)系好會(huì)議人員返回的車票、機(jī)票,力爭(zhēng)將食宿費(fèi)等盡早結(jié)算清楚.

    十、會(huì)議結(jié)束后,要對(duì)會(huì)議的各類文件材料做好善后工作,需發(fā)簡(jiǎn)報(bào)或文件的應(yīng)從速擬發(fā).各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等,應(yīng)立案存檔.

    上海精覺傳播機(jī)構(gòu)擁有一支精于會(huì)議活動(dòng)策劃和執(zhí)行的專業(yè)人員,可根據(jù)客戶需求,提供整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的策劃和執(zhí)行服務(wù),包括活動(dòng)策劃、場(chǎng)地布置、燈光音響、攝影攝像、設(shè)備租賃、主持司儀、鮮花禮儀、餐飲茶歇等.