組織籌備一次慶典，如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，需要記住兩大要點(diǎn)：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。
慶典的內(nèi)容安排,作為開業(yè)典禮的組織者至少要注意出席者的確定、來(lái)賓的接待、環(huán)境的布 置以及慶典的程序等四大問(wèn)題。依照常規(guī)，一次慶典大致上應(yīng)包括下述幾項(xiàng)程序：
預(yù)備：請(qǐng)來(lái)座就座，出席者安靜，介紹佳賓。
第一項(xiàng)，宣布慶典正式開始，全體起立，奏國(guó)歌，唱本單位之歌。
第二項(xiàng)，本單位主要負(fù)責(zé)人致辭。其內(nèi)容是，對(duì)來(lái)賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等，其重點(diǎn)應(yīng)是報(bào)捷以及慶典的可“慶”之處。
第三項(xiàng)，邀請(qǐng)嘉賓講話，大體上講，出席此次的上級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位及社區(qū)關(guān)系單位，均應(yīng)有代表講話或致賀辭。不過(guò)應(yīng)當(dāng)提前約定好，不要當(dāng)場(chǎng)當(dāng)眾推來(lái)推去。對(duì)外來(lái)的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對(duì)其署名單位或個(gè)人應(yīng)當(dāng)公布。在進(jìn)行公布時(shí)，可依照其“先來(lái)后到”為序，或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進(jìn)行排列。
第四項(xiàng)，安排文藝演出。這項(xiàng)程序可有可無(wú)，如果準(zhǔn)備安排，應(yīng)當(dāng)慎選內(nèi)容，注意不要有悖于慶典的主旨。
第五項(xiàng)，邀請(qǐng)來(lái)賓進(jìn)行參觀。如有可能，可安排來(lái)賓參觀本單位的有關(guān)展覽或車間等等。當(dāng)然，此項(xiàng)程序有時(shí)亦可省略。
在以上幾項(xiàng)程序中，前三項(xiàng)必不可少，后兩項(xiàng)則可以酌情省去。
按照儀式禮儀的規(guī)范，作為東道主的商界人士在出席慶典時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格注意的問(wèn)題涉及到以下七點(diǎn)：
第一，儀容要整潔。所有出席本單位慶典的人員，事先都要洗澡、理發(fā)，男士還應(yīng)刮光胡須。無(wú)論如何，屆時(shí)都不允許本單位的人員蓬頭垢面、胡子拉碴、渾身臭汗，有意無(wú)意去給本單位的形象“抹黑”。
第二，服飾要規(guī)范。有統(tǒng)一式樣制服的單位，應(yīng)要求以制服作為本單位人士的慶典著裝。無(wú)制服的單位，應(yīng)規(guī)定屆時(shí)出席慶典的本單位人員必須穿著禮儀性服裝。即男士應(yīng)穿深色的中山裝套裝，或穿深色西裝套裝，配白襯衫、素色領(lǐng)導(dǎo)、黑色皮鞋。女士應(yīng)穿深色西裝套裙，配長(zhǎng)統(tǒng)肉色絲襪、黑色高跟鞋，或者穿深色的套褲，或是穿花色素雅的連衣裙。絕不允許在服飾方面任其自然、自由放任，把一場(chǎng)莊嚴(yán)隆重的慶典，搞得像一場(chǎng)萬(wàn)紫千紅的時(shí)裝或休閑裝的“博覽會(huì)”。倘若有可能，將本單位出席者的服飾統(tǒng)一起來(lái)，則是最好的。
第三，時(shí)間要遵守。遵守時(shí)間，是基本的商務(wù)禮儀之一。對(duì)本單位慶典的出席者而言，更不得小看這一問(wèn)題。上到本單位的最高負(fù)責(zé)人，下到級(jí)別最低的員工，都不得姍姍來(lái)遲，無(wú)故缺席或中途退場(chǎng)。如果慶典的起止時(shí)間已有規(guī)定，則應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。要向社會(huì)證明本單位言而有言，此其時(shí)也。
第四，表情要莊重。在應(yīng)典舉行期間，不允許嘻皮笑臉、嘻嘻哈哈，或是愁眉苦臉、一臉晦氣、唉聲嘆氣，否則會(huì)使來(lái)賓產(chǎn)生很不好的想法。在舉行慶典的整個(gè)過(guò)程中，都要表情莊重、全神貫注、聚精會(huì)神。假若慶典之中安排了升國(guó)旗、奏國(guó)歌、唱“廠歌”的程序，一定要依禮行事：起立，脫帽，立正，面向國(guó)旗或主席臺(tái)行注目禮，并且認(rèn)認(rèn)真真、表情莊嚴(yán)肅穆地和大家一起唱國(guó)歌、唱“廠歌”。此刻，不許可不起立、不脫帽、東張西望、不唱或亂唱國(guó)歌與“廠歌”。在起立或坐下時(shí)，把座椅搞得亂響，一邊脫帽一邊梳頭，或是在此期間走動(dòng)和找人交頭接耳，都應(yīng)被為危害本單位形象的極其嚴(yán)重的事件。
第五，態(tài)度要友好。這里所指的，主要是對(duì)來(lái)賓態(tài)度要友好。遇到了來(lái)賓，要主動(dòng)熱情地問(wèn)好。對(duì)來(lái)賓提出的問(wèn)題，都要立即予以友善的答復(fù)。不要圍觀來(lái)賓、指點(diǎn)來(lái)賓，或是對(duì)來(lái)賓持有敵意。當(dāng)來(lái)賓在慶典上發(fā)表賀辭時(shí)，或是隨后進(jìn)行參觀時(shí)，要主動(dòng)鼓掌表示歡迎或感謝。在鼓掌時(shí)，不要在對(duì)象上“挑三揀四”，不要“欺生”或是“殺熟”。即使個(gè)別來(lái)賓，在慶典中表現(xiàn)得對(duì)主人不甚友善，也不應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)“仗勢(shì)欺人”，或是非要跟對(duì)方“討一個(gè)說(shuō)法”不成。不論來(lái)賓在臺(tái)上臺(tái)下說(shuō)了什么話，主方人員都應(yīng)當(dāng)保持克制，不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡亂起哄。不允許打斷來(lái)賓的講話，向其提出挑釁性質(zhì)疑，與其進(jìn)行大辯論，或是對(duì)其進(jìn)行人身攻擊。
第六，行為要自律。既然參加了本單位的慶典，主方人員就有義務(wù)以自己的實(shí)際行動(dòng)，來(lái)確保它的順利與成功。至少，大家也不應(yīng)當(dāng)因?yàn)樽约旱呐e止失當(dāng)，而使來(lái)賓對(duì)慶典作出不好的評(píng)價(jià)。在出席慶典時(shí)，主方人員在舉止行為方面應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題有：不要：“想來(lái)就來(lái)，想走就走”，或是在慶典舉行期間到處亂走、亂轉(zhuǎn)。不要打周圍的人說(shuō)“悄悄話”、開玩笑，或是朝自己的“領(lǐng)居”甚至主席臺(tái)上的人擠眉弄眼、出怪樣子。不要有意無(wú)意地作出對(duì)慶典毫無(wú)興趣的姿態(tài)，例如看報(bào)紙、讀小說(shuō)、聽音樂、打撲克、作游戲、打瞌睡、織毛衣，等等。不要讓人覺得自己心不在焉，比方說(shuō)，尋呼機(jī)“一鳴驚人”，探頭探腦，東張西望，一再看手表，或是向別人打聽時(shí)間。當(dāng)本單位的會(huì)務(wù)人員對(duì)自己有所要求時(shí)，需要“有則改之，無(wú)則加勉”，不要一時(shí)沖動(dòng)，或是為了顯得自己玩世不恭，而產(chǎn)生逆反心理，作出傻事來(lái)。
第七，發(fā)言要簡(jiǎn)短。倘若商務(wù)人員有幸在本單位的慶典中發(fā)言，則務(wù)須謹(jǐn)記以下四個(gè)重要的問(wèn)題：一是上下場(chǎng)時(shí)要沉著冷靜。走向講壇時(shí)，應(yīng)不謊不忙，不要急奔過(guò)去，或是慢吞吞地“起駕”。在開口講話前，應(yīng)平心靜氣，不要?dú)獯跤?，面紅耳赤、滿臉是汗、急得講不出話來(lái)。二是要講究禮貌。在發(fā)言開始，勿忘說(shuō)一句“大家好”或“各位好”。在提及感謝對(duì)象時(shí)，應(yīng)目視對(duì)方。在表示感謝時(shí)，應(yīng)鄭重地欠身施禮。對(duì)于大家的鼓掌，則應(yīng)以自己的掌聲來(lái)回禮。在講話末了，應(yīng)當(dāng)說(shuō)一聲“謝謝大家”。三是發(fā)言一定要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束，而且寧短勿長(zhǎng)，不要隨意發(fā)揮，信口開河。四是應(yīng)當(dāng)少作手勢(shì)。含義不明的手勢(shì)，尤其應(yīng)當(dāng)在發(fā)言時(shí)堅(jiān)決不用。
外商位的人員在參加慶典時(shí)，同樣有必要“既來(lái)之，則安之”，以自己上佳的臨場(chǎng)表現(xiàn)，來(lái)表達(dá)對(duì)于主人的敬意與對(duì)慶典本身的重視。倘若在此時(shí)此刻表現(xiàn)欠佳，是對(duì)主人的一大傷害。所以寧肯堅(jiān)辭不去，也絕不可去而失禮。
