有些時候，領導不但要在會議上發(fā)言，還要主持會議。會議主持人是會議的“舵手”，要隨時把握、駕駛好會議之舟，啟發(fā)引導大家，始終遵循會議既定的議題、日程，進行充分地研討，才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。開始就要講明會議共有哪些議題，怎么個開法，有哪些要求，與會者要承擔什么任務等。其中，哪一項應由與會者在會上作出決定；哪一項只需聽一聽與會者的意見，以便進一步補充；哪一項只是告知性地打打招呼，介紹一下情況，暫不討論；哪一項與會者必須和上級保持一致，只研究怎么協(xié)調行動等等。而要與會人聽得明白，那么，主持會議的領導者就必須講得清楚，把會議的目的、要求、內容諸項一一交待給大家，層次要清晰，邏輯要嚴密，表達要準確，中心要突出。切不可主次不分，輕重不分，內容龐雜，使聽者不知所云，無所遵循。 　　開會時往往有這種情況：有時大家意見比較集中，而會議主持人卻不能及時總結，提請大家轉入另一項議題，出現(xiàn)了冷場，拖延了時間；有的在征求大家意見時，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點子上，越扯越遠；也有時人們爭論不休，互不服氣…… 　　會議上發(fā)生了冷場、爭論、跑題等情況怎么辦？這就要求領導能夠細致了解會議進程，掌握與會人員的心理，恰到好處地、適時地對會議進行引導。意見基本一致時，立即終止；意見大同小異時，允許求同存異；很難一致時，下次再議；對于離題太遠的發(fā)言，會議主持者可尋找時機予以引導、提醒，拉回正題。為了不分散大家的精力，不浪費大家的時間，不沖擊會議的中心議題，領導者必須十分注意掌握講話的時機和“火候。” 　　領導還要注意掌握說話的分量和分寸。這也是“度”的一種要求。 　　語言的分量是由詞意和態(tài)度兩個主要因素構成的。詞意是指語言的本意，態(tài)度是指表達時所持的表情和情緒。比如，主持會議的領導，要批評下級人員的工作差錯或較大的失誤，這里就有個分量問題。如果是個別的、一般性的差錯，而批評的分量過重，未免有小題大作之嫌，本人不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評分量過輕，既達不到教育本人的目的，又給大家一種袒護當事人、文過飾非之感，不能使聞者足戒。當然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱，亂扯一通，也不會有好效果。因此，根據(jù)問題的性質、程度，在講的時候，就有一個輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。 　　分寸是衡量語言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞意上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別。二是注意態(tài)度和語調的區(qū)別，這種分寸也是會影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問題，又要教育同志。指出問題的嚴重性，進行嚴肅的批評，不一定非要高門大嗓、聲色俱厲不可。語言尖刻，態(tài)度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對方的反感和抵觸，不利于問題的解決，也不利于團結。 　　1.會議要準時開始 　　這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由于種種歷史原因，又是難于貫徹的一條。人們由于缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，9點通知10點到；有的是為了顯示身分，如張?zhí)煲韯?chuàng)造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。在這種情況下，領導應以身作則，這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。 　　2.要開宗明義 　　通常在開會前分發(fā)給與會者的議程表中，你已經(jīng)制定了會議的內容和目的。但在會議開始時，仍有必要重申一下會議的內容和目的。這將幫助與會者清楚了解要討論的問題，容易澄清任何可能出現(xiàn)的最后一刻的混亂。 　　3.良好的開端是成功的一半 　　開場白最多不超過一分半鐘。主持人的任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就面臨失敗。 　　用豐富多彩的語言來表達自己的想法，使聽者感興趣。明快生動的開場白能提高整個會議的調子和節(jié)拍。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。 　　4.提供背景材料讓大家決策 　　在開場白中，要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料，再尋找解決問題的辦法。應指出如果不這樣做，個人就會取代會議變成決策工具。如果某個與會者想倉促行事，要阻止他。 　　動員所有與會者出謀獻策，幾乎每次會議總有些默不作聲的人。會議要開得使每個與會者都能談看法、出主意，最后歸納，作出決定。 　　5.務必讓每個與會者都發(fā)言 　　務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發(fā)表會后議論，設法讓他在會上發(fā)言，明確表態(tài)。這樣，會后他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節(jié)省許多開會時間。 　　開會時私下交談只會引起沖突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發(fā)言。如果竊竊私語者繼續(xù)存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。 　　6.主持人要善用調和藝術 　　在會上，主持者的職能不外乎把大家的意見加以分類、篩選、澄清并給予指導。他要記錄事實，引導討論避免產(chǎn)生意見沖突和意氣用事。引導與會者朝著可能解決問題的目標前進。每當人們面對面討論時，感情或事實肯定會交織在一起。但是，如果你能采取中立的立場，會議上的感情氣氛就會淡薄些，會議也就比較容易掌握。如果你非表態(tài)不可，盡量通過部門里其他人來表示，也可以引用與你觀點相同的與會者的話。 　　7.防止會議上的緊張氣氛 　　防止個人之間或者團體之間產(chǎn)生不融洽的情緒。一旦出現(xiàn)，要立即解決。避免在會上討論“敏感”的問題。講些幽默的話語，使氣氛變得輕松一些。指出可能雙方都沒有錯，只不過是對問題的看法和立場不同。待緊張氣氛有所緩和時，再回過來實事求是地討論這個問題。 　　8.應付分歧意見的技巧 　　對分歧不要視而不見，也不要設法回避。承認分歧，并提請與會者注意。把分歧意見公布于眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：“你到底站在哪一方？”然后再問：“你為什么采取那個立場？”最后問：“你建議我們應做些什么？”這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。 　　9.防止“冷場”的辦法 　　一發(fā)現(xiàn)要出現(xiàn)“冷場”，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續(xù)討論。要知道與會者發(fā)表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。 　　10.提問的措辭應樸實無華 　　會議主持人往往如此發(fā)問：“不知各位有何高見？”這一句話就把想說的人也嚇住了。倒不如改為：“各位有什么想法呢？”樸實無華，效果反倒好一些。措辭平和，來自人人平等的原則，給人帶高帽或貶低人的提高，措辭效果不會好。 　　11.給人臺階 　　設法用幽默的語言來掃除會議中有人下不來臺的障礙。當緊張氣氛得到緩和后，每個人都感覺輕松了。不愿認錯的人也有臺階下了，而且顧全了他人的面子。 　　12.在討論中要經(jīng)常歸納提醒 　　歸納小結是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者注意。否則，不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。 　　13.會議中的小結不超過30秒鐘 　　歸納小結不要超過30秒鐘。這段時間完全夠用。寥寥數(shù)語不僅不會影響會議的進展，還可以向全體與會者表示你是珍惜時間的，并設法把大家的想法引向深入。 　　14.會議要適時而止 　　會議議程一經(jīng)發(fā)出，不要更改，不要超過規(guī)定的時間。如果會議程序拖延了，要立即采取行動。明確告訴大家，要在規(guī)定的時間內開完會。此舉，最得人心。