策劃國際會議有哪些注意事項

　　策劃國際會議需要注意：

　　一、及早動手。通常一個大型國際會議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進(jìn)的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時，人們要求看到工作設(shè)想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時間。

　　二、全面考慮。國際會議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當(dāng)就可能使會議談不起來；如時間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會使用權(quán)與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務(wù)跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失？

　　三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗證明，掌握以下兩個環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：

　　1.會議請柬發(fā)出的時間；

　　2.代表抵達(dá)和簽到的時間。

　　會議請柬的發(fā)出是會議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經(jīng)費確定和落實之前，就發(fā)出請柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會議即將開始實質(zhì)性活動的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請柬和代表報到的時間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動。

　　四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經(jīng)驗不足，應(yīng)當(dāng)求助于國內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，"與君一席談勝讀十年書",也不妨一試。