會(huì)議過(guò)程可能出現(xiàn)的問(wèn)題及處理預(yù)案

　　會(huì)議過(guò)程千頭萬(wàn)緒，方方面面的事情很多，參會(huì)的人員較多，組織者要對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對(duì)性地制定意外事件處理預(yù)案呢？

　　會(huì)議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會(huì)發(fā)生，以下5個(gè)方面最有可能出現(xiàn)問(wèn)題：

　　一、人員

　　會(huì)議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會(huì)因?yàn)樯?、其他重要事?xiàng)而無(wú)法出席會(huì)議，或者因?yàn)榻煌▎?wèn)題，而無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。

　　處理預(yù)案：1、為每個(gè)重要角色準(zhǔn)備后備人選；2、會(huì)議前與他們聯(lián)系，以確保無(wú)缺席情況出現(xiàn)，安排會(huì)議接待人員及時(shí)反饋交通、天氣變化；3、及時(shí)調(diào)整會(huì)議日程，例如增加提問(wèn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)某個(gè)發(fā)言人的缺席。

　　二、場(chǎng)地

　　會(huì)議場(chǎng)地可能會(huì)出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會(huì)議室無(wú)法按時(shí)提供；為參會(huì)人員預(yù)訂的客房不足；會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場(chǎng)不足，等等。

　　處理預(yù)案：大型會(huì)議的場(chǎng)地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀?huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會(huì)人員已經(jīng)匯集過(guò)來(lái)了，很難準(zhǔn)備一個(gè)備選地點(diǎn)，因此，會(huì)議場(chǎng)地在選擇時(shí)，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時(shí)提供備選場(chǎng)地，或者是備選日程安排。

　　三、音像輔助設(shè)備

　　音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問(wèn)題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。

　　處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會(huì)時(shí)，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

　　四、會(huì)議資料

　　會(huì)議資料可能會(huì)出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無(wú)法按時(shí)按量提供；會(huì)議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無(wú)法按時(shí)將資料送達(dá)，等等。

　　處理預(yù)案：要事先了解會(huì)議場(chǎng)地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場(chǎng)所；會(huì)議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時(shí)無(wú)法解決，要及時(shí)向參會(huì)人員進(jìn)行解釋，并說(shuō)明能夠提供資料的時(shí)間或備選方法。

　　五、其他意外情況

　　其他可能存在的問(wèn)題，如參會(huì)人數(shù)不足，或超過(guò)預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。