布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。

　　例如在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。

　　在解決問(wèn)題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。

　　再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。

　　但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

　　會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置程序

　　會(huì)前

　　1、查看會(huì)議通知單

　　會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、公司名稱、會(huì)議聯(lián)系人、客人人數(shù)、場(chǎng)租金額、設(shè)備金額、橫幅收費(fèi)金額、結(jié)帳方式、會(huì)議下單人。

　　2、布置會(huì)場(chǎng)

　　1)根據(jù)客人要求來(lái)布置會(huì)場(chǎng)

　　常見(jiàn)會(huì)場(chǎng)分為：課桌式、劇院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、會(huì)見(jiàn)型、橢圓型(董事會(huì)型)、雞尾酒會(huì)型、舞臺(tái)式等。

　　2)根據(jù)客人要求準(zhǔn)備會(huì)議用的設(shè)施及工具

　　常用：紙、鉛筆(圓珠筆)、水(茶水、礦泉水)、話筒(有線、無(wú)線、立式、座式、耳麥、紐扣麥克風(fēng))、舞臺(tái)、大白板、馬克筆、投影儀、投影屏幕等。

　　3)會(huì)議擺臺(tái)

　　①桌子擺放、椅子擺放

　?、跀[放文具及杯具、信紙、鉛筆(圓珠筆)、紙墊及水杯

　?、蹟[放要求：會(huì)議桌椅橫豎一條線;信紙橫豎一條線;水杯橫豎一條線

　　4)橫幅的擺放及簽到臺(tái)的擺放

　　3、會(huì)前檢查

　　5)會(huì)議桌椅及臺(tái)面的檢查

　?、僮酪螖[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)

　?、诩?、筆、水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)

　?、蹠?huì)議桌椅上無(wú)垃圾、污跡，臺(tái)面干凈、整潔

　　6)會(huì)議設(shè)備檢查

　?、偬崆鞍雮€(gè)小時(shí)開(kāi)啟會(huì)議有關(guān)區(qū)域的照明設(shè)備，確保全部正常使用。

　?、谔崆鞍雮€(gè)小時(shí)開(kāi)啟會(huì)議有關(guān)區(qū)域的空調(diào)，保持溫度20度左右。

　?、厶崆耙粋€(gè)半小時(shí)調(diào)試會(huì)議使用的音響、話筒、投影儀等設(shè)備能否正常使用，如有故障及時(shí)通知?jiǎng)恿Σ窟M(jìn)行修理。

　　7)工作臺(tái)檢查

　?、?gòu)?fù)核會(huì)議通知單的所有要求

　?、跈z查工作臺(tái)里的茶包、水壺、開(kāi)水是否充足

　　8)衛(wèi)生檢查

　?、偾鍧嵉孛嫘l(wèi)生，確保地面無(wú)垃圾、污跡。

　　②清潔會(huì)議用的儀器、設(shè)備的污跡和浮灰。

　　9)其它的檢查

　?、贆z查橫幅的擺放及內(nèi)容，確保懸掛對(duì)稱、內(nèi)容無(wú)錯(cuò)誤。

　　②檢查簽到臺(tái)“簽到處”、“請(qǐng)賜名片”的標(biāo)牌，簽到本的擺放是否標(biāo)準(zhǔn)、正確、

　?、蹤z查告示牌，確保內(nèi)容無(wú)誤。告示牌表面干凈、明亮。

　　10)人員安排

　?、贂?huì)議服務(wù)人員提前半小時(shí)站立門(mén)口，迎接客人到來(lái)。

　　②音響控制人員提前半小時(shí)到達(dá)音響室做好準(zhǔn)備，播放背景音樂(lè)。

　　會(huì)中

　　4、了解會(huì)議安排

　　負(fù)責(zé)會(huì)議的人員主動(dòng)和舉辦會(huì)議的負(fù)責(zé)人聯(lián)系，了解會(huì)議議程，便于安排員工進(jìn)行配合。

　　5、迎接客人

　　1)負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)的員工在會(huì)議室門(mén)口迎接客人。

　　2)迎接客人的注意事項(xiàng)：

　　挺胸、收腹、直立、雙手放于腰后，雙腳與肩并齊，面帶微笑;當(dāng)客人到達(dá)時(shí)，主動(dòng)向客人打招呼，問(wèn)候客人。

　　3)引客入位：

　　當(dāng)客人到達(dá)時(shí)，引導(dǎo)客人坐上自己的位置，尤其是VIP客人，為客人拉椅協(xié)助客人入座。

　　6、會(huì)議期間服務(wù)

　　7、會(huì)議進(jìn)行期間，服務(wù)員要在會(huì)場(chǎng)當(dāng)班，不能脫崗或自行做私事。如有急事須向領(lǐng)班或領(lǐng)班以上的人員報(bào)告。

　　8、為客人添加茶水：

　　客人入座后，應(yīng)及時(shí)為客人倒一杯茶，俗稱“迎客茶”。一般每隔15-20分鐘添加一次茶水。

　　3) 隨時(shí)注意所有會(huì)議設(shè)備的運(yùn)作情況，發(fā)現(xiàn)故障立即采取有關(guān)措施。如無(wú)法解決要通知?jiǎng)恿Σ繀f(xié)助解決

　　9、由會(huì)議服務(wù)員打出會(huì)議帳單，詢問(wèn)前臺(tái)是否掛賬，有效簽單人的姓名。