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展覽會(huì)展品運(yùn)輸?shù)幕境绦?/h4>

發(fā)布日期:2015-07-21  發(fā)布員:濟(jì)南慶典公司

  展覽會(huì)展品運(yùn)輸?shù)幕境绦?/strong>

  對(duì)于參展商而言,只有當(dāng)展品被安全送到展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)后才能按計(jì)劃布展和展出,因而展品運(yùn)輸工作會(huì)直接影響主辦單位的籌展進(jìn)程。為保證展品如期、安全地抵達(dá)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng),參展商需要和運(yùn)輸代理商密切配合。概括而言,展品運(yùn)輸?shù)幕境绦蚩梢苑譃樗膫€(gè)階段。

 ?。?)運(yùn)前:認(rèn)真挑選運(yùn)輸商

  在參展商確定參展以后,主辦單位會(huì)告知其指定的運(yùn)輸代理商信息,參展商也可以主動(dòng)向主辦方了解。與此同時(shí),運(yùn)輸商也會(huì)得到一份參展商名錄,并主動(dòng)與他們聯(lián)絡(luò)。通常的操作方式就是:運(yùn)輸代理商將一份貨單傳給參展商,上面列出收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨日期、收貨人等項(xiàng)目,參展商將貨物的情況填寫(xiě)清楚后回傳給運(yùn)輸商。尤其需要注意的是,參展商一定要將展品的詳細(xì)情況告訴運(yùn)輸商,譬如有沒(méi)有超長(zhǎng)、超大型或者有特殊要求的貨物等。

  在協(xié)議簽訂之前,運(yùn)輸商一般會(huì)給參展商傳真一份運(yùn)輸指南,其主要內(nèi)容包括運(yùn)輸公司和展覽館的通訊地址、聯(lián)系方式和聯(lián)系人;接貨時(shí)間安排;包裝標(biāo)識(shí);收貨人(一般就是運(yùn)輸公司名稱);到貨通知;保險(xiǎn);服務(wù)項(xiàng)目及收費(fèi)標(biāo)淮;委托協(xié)議等。

  需要指出的是,海外參展商雖然可以自由選擇運(yùn)輸商,但應(yīng)該注意:對(duì)于普通商品來(lái)說(shuō),參展商可以任意選擇一個(gè)運(yùn)輸公司來(lái)承遠(yuǎn),但是對(duì)于海關(guān)監(jiān)管的展品的運(yùn)輸,則不是任何公司都能完成的。目前,并不是每個(gè)公司都可以做這種監(jiān)管運(yùn)輸?shù)臉I(yè)務(wù)。因此,海外參展商在選擇運(yùn)輸公司時(shí)要特別注意這個(gè)問(wèn)題。

 ?。?)運(yùn)中:緊密聯(lián)系運(yùn)輸商

  發(fā)貨后要通知運(yùn)輸代理商,告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人貨已經(jīng)發(fā)出,井將運(yùn)單傳真過(guò)去,上面寫(xiě)清楚貨名及規(guī)格、發(fā)貨公司的名稱等信息。通知的方式最好不要僅用電話,最好以書(shū)面形式發(fā)傳真,以便于對(duì)方根據(jù)文件上內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。

  在發(fā)貨時(shí),包裝箱的標(biāo)簽要全面、清楚,包括企業(yè)名稱、展覽會(huì)的名稱、展臺(tái)號(hào)、日期、貨物名稱等。這些雖然是細(xì)節(jié),但很容易產(chǎn)生麻須,有的企業(yè)只寫(xiě)展覽館的名稱,而沒(méi)有寫(xiě)展覽會(huì)名稱,這就可能耽誤運(yùn)輸。在歐美發(fā)達(dá)國(guó)家,貨物運(yùn)輸?shù)母黜?xiàng)標(biāo)志比較規(guī)范。例如,在較大設(shè)備的包裝箱外,參展商會(huì)在箱子四角用火燙出鏈子狀的標(biāo)志,表明這里是可以用來(lái)起吊的位置。另外,機(jī)器的重量、重心、方向等都有清楚的標(biāo)志。這樣,展品進(jìn)場(chǎng)時(shí)工人搬運(yùn)操作起來(lái)就不會(huì)把貨物碰壞。如果展品是易碎品,在包裝時(shí)要加好防震材料,箱子外面則特別注明易碎標(biāo)志;如果展品不能倒方,也應(yīng)該清楚表明。

  此后,參展商要繼續(xù)和運(yùn)輸代理保持緊密的溝通,因?yàn)樵谶\(yùn)輸過(guò)程中通常會(huì)有一些意外情況發(fā)生。按照慣例,參展的貨物通常是在開(kāi)幕前兩天運(yùn)到,萬(wàn)一出現(xiàn)差錯(cuò)便會(huì)影響布展工作。

 ?。?)進(jìn)館:迅速有序搬進(jìn)場(chǎng)

  由于展前準(zhǔn)備時(shí)間一般很短,更何況有些設(shè)備還需要有調(diào)試的時(shí)間,因而展品進(jìn)館時(shí)間非常寶貴,所有參展商都希望自己盡早進(jìn)館,但這是不現(xiàn)實(shí)的。在一些大型機(jī)械展中往往會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象,某個(gè)參展商的展品很大,進(jìn)館時(shí)堵在了場(chǎng)館的中間,導(dǎo)致誰(shuí)的展品也進(jìn)不去。因此,為了盡量節(jié)約進(jìn)館時(shí)間,參展商應(yīng)該聽(tīng)從運(yùn)輸代理商的安排,由運(yùn)輸商根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)籌安排,通過(guò)這種方式盡可能地爭(zhēng)取時(shí)間。

  另外,目前由于部分展覽館管理不善,在展覽會(huì)搭建現(xiàn)場(chǎng)往往有一些游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工。他們看見(jiàn)參展商進(jìn)來(lái)就蜂擁而上,以極低的價(jià)格承報(bào)搬運(yùn)業(yè)務(wù)。這種搬運(yùn)服務(wù)價(jià)格雖低,但服務(wù)質(zhì)量沒(méi)有保證。在搬運(yùn)過(guò)程中發(fā)生展品損壞時(shí),他們通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運(yùn)工,在搬運(yùn)工程中會(huì)趁機(jī)盜竊展品或參展商的錢物。

 ?。?)展后:妥善處理參展品

  展覽會(huì)結(jié)束前夕,參展商需要和所委托的運(yùn)輸商提前溝通,商定好撤展以及展品回運(yùn)的地點(diǎn)、時(shí)間等事宜。

  另外,由于同主題展覽會(huì)的存在,一些企業(yè)有時(shí)希望在展覽會(huì)結(jié)束后再去參加在另外一地舉辦的展覽會(huì)。如果是進(jìn)口展品,就要事先與運(yùn)輸代理商溝通,因?yàn)楹jP(guān)監(jiān)管的產(chǎn)品報(bào)關(guān)手續(xù)比較繁瑣。若兩個(gè)展覽會(huì)不在同一個(gè)國(guó)家,參展商除了要考慮海關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)時(shí)間的因素外,還應(yīng)考慮運(yùn)輸?shù)膯?wèn)題。每年某些季節(jié)是航空公司空運(yùn)的旺季,有時(shí)候空港運(yùn)輸太緊,航空公司不接受訂艙,這樣會(huì)使展品無(wú)法及時(shí)運(yùn)抵目的地。

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