對(duì)于參展商而言，只有當(dāng)展品被安全送到展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)后才能按計(jì)劃布展和展出，因而展品運(yùn)輸工作會(huì)直接影響主辦單位的籌展進(jìn)程。為保證展品如期、安全地抵達(dá)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，參展商需要和運(yùn)輸代理商密切配合。概括而言，展品運(yùn)輸?shù)幕境绦蚩梢苑譃樗膫€(gè)階段。

　?。?）運(yùn)前：認(rèn)真挑選運(yùn)輸商

　　在參展商確定參展以后，主辦單位會(huì)告知其指定的運(yùn)輸代理商信息，參展商也可以主動(dòng)向主辦方了解。與此同時(shí)，運(yùn)輸商也會(huì)得到一份參展商名錄，并主動(dòng)與他們聯(lián)絡(luò)。通常的操作方式就是：運(yùn)輸代理商將一份貨單傳給參展商，上面列出收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨日期、收貨人等項(xiàng)目，參展商將貨物的情況填寫(xiě)清楚后回傳給運(yùn)輸商。尤其需要注意的是，參展商一定要將展品的詳細(xì)情況告訴運(yùn)輸商，譬如有沒(méi)有超長(zhǎng)、超大型或者有特殊要求的貨物等。

　　在協(xié)議簽訂之前，運(yùn)輸商一般會(huì)給參展商傳真一份運(yùn)輸指南，其主要內(nèi)容包括運(yùn)輸公司和展覽館的通訊地址、聯(lián)系方式和聯(lián)系人；接貨時(shí)間安排；包裝標(biāo)識(shí)；收貨人（一般就是運(yùn)輸公司名稱）；到貨通知；保險(xiǎn)；服務(wù)項(xiàng)目及收費(fèi)標(biāo)淮；委托協(xié)議等。

　　需要指出的是，海外參展商雖然可以自由選擇運(yùn)輸商，但應(yīng)該注意：對(duì)于普通商品來(lái)說(shuō)，參展商可以任意選擇一個(gè)運(yùn)輸公司來(lái)承遠(yuǎn)，但是對(duì)于海關(guān)監(jiān)管的展品的運(yùn)輸，則不是任何公司都能完成的。目前，并不是每個(gè)公司都可以做這種監(jiān)管運(yùn)輸?shù)臉I(yè)務(wù)。因此，海外參展商在選擇運(yùn)輸公司時(shí)要特別注意這個(gè)問(wèn)題。

　?。?）運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商

　　發(fā)貨后要通知運(yùn)輸代理商，告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人貨已經(jīng)發(fā)出，井將運(yùn)單傳真過(guò)去，上面寫(xiě)清楚貨名及規(guī)格、發(fā)貨公司的名稱等信息。通知的方式最好不要僅用電話，最好以書(shū)面形式發(fā)傳真，以便于對(duì)方根據(jù)文件上內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。

　　在發(fā)貨時(shí)，包裝箱的標(biāo)簽要全面、清楚，包括企業(yè)名稱、展覽會(huì)的名稱、展臺(tái)號(hào)、日期、貨物名稱等。這些雖然是細(xì)節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻須，有的企業(yè)只寫(xiě)展覽館的名稱，而沒(méi)有寫(xiě)展覽會(huì)名稱，這就可能耽誤運(yùn)輸。在歐美發(fā)達(dá)國(guó)家，貨物運(yùn)輸?shù)母黜?xiàng)標(biāo)志比較規(guī)范。例如，在較大設(shè)備的包裝箱外，參展商會(huì)在箱子四角用火燙出鏈子狀的標(biāo)志，表明這里是可以用來(lái)起吊的位置。另外，機(jī)器的重量、重心、方向等都有清楚的標(biāo)志。這樣，展品進(jìn)場(chǎng)時(shí)工人搬運(yùn)操作起來(lái)就不會(huì)把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時(shí)要加好防震材料，箱子外面則特別注明易碎標(biāo)志；如果展品不能倒方，也應(yīng)該清楚表明。

　　此后，參展商要繼續(xù)和運(yùn)輸代理保持緊密的溝通，因?yàn)樵谶\(yùn)輸過(guò)程中通常會(huì)有一些意外情況發(fā)生。按照慣例，參展的貨物通常是在開(kāi)幕前兩天運(yùn)到，萬(wàn)一出現(xiàn)差錯(cuò)便會(huì)影響布展工作。

　?。?）進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場(chǎng)

　　由于展前準(zhǔn)備時(shí)間一般很短，更何況有些設(shè)備還需要有調(diào)試的時(shí)間，因而展品進(jìn)館時(shí)間非常寶貴，所有參展商都希望自己盡早進(jìn)館，但這是不現(xiàn)實(shí)的。在一些大型機(jī)械展中往往會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，某個(gè)參展商的展品很大，進(jìn)館時(shí)堵在了場(chǎng)館的中間，導(dǎo)致誰(shuí)的展品也進(jìn)不去。因此，為了盡量節(jié)約進(jìn)館時(shí)間，參展商應(yīng)該聽(tīng)從運(yùn)輸代理商的安排，由運(yùn)輸商根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)籌安排，通過(guò)這種方式盡可能地爭(zhēng)取時(shí)間。

　　另外，目前由于部分展覽館管理不善，在展覽會(huì)搭建現(xiàn)場(chǎng)往往有一些游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工。他們看見(jiàn)參展商進(jìn)來(lái)就蜂擁而上，以極低的價(jià)格承報(bào)搬運(yùn)業(yè)務(wù)。這種搬運(yùn)服務(wù)價(jià)格雖低，但服務(wù)質(zhì)量沒(méi)有保證。在搬運(yùn)過(guò)程中發(fā)生展品損壞時(shí)，他們通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運(yùn)工，在搬運(yùn)工程中會(huì)趁機(jī)盜竊展品或參展商的錢物。

　?。?）展后：妥善處理參展品

　　展覽會(huì)結(jié)束前夕，參展商需要和所委托的運(yùn)輸商提前溝通，商定好撤展以及展品回運(yùn)的地點(diǎn)、時(shí)間等事宜。

　　另外，由于同主題展覽會(huì)的存在，一些企業(yè)有時(shí)希望在展覽會(huì)結(jié)束后再去參加在另外一地舉辦的展覽會(huì)。如果是進(jìn)口展品，就要事先與運(yùn)輸代理商溝通，因?yàn)楹ｊP(guān)監(jiān)管的產(chǎn)品報(bào)關(guān)手續(xù)比較繁瑣。若兩個(gè)展覽會(huì)不在同一個(gè)國(guó)家，參展商除了要考慮海關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)時(shí)間的因素外，還應(yīng)考慮運(yùn)輸?shù)膯?wèn)題。每年某些季節(jié)是航空公司空運(yùn)的旺季，有時(shí)候空港運(yùn)輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會(huì)使展品無(wú)法及時(shí)運(yùn)抵目的地。