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展會(huì)招展策劃包括哪些內(nèi)容

發(fā)布日期:2015-07-21  發(fā)布員:濟(jì)南慶典公司

  展會(huì)招展策劃包括哪些內(nèi)容

  招展、招商的重要性表現(xiàn)為,只有招到足夠的符合展會(huì)要求的展商和客商。展會(huì)才能生存;只有招到高層次的展商和客商,才能辦出高品位的展會(huì)。招展和招商相輔相成,招展的成功有利于招商的順利進(jìn)行,招商的成功同樣有助于招展的進(jìn)行。

  展會(huì)招展策劃一般包括以下內(nèi)容。

 ?。?)展會(huì)的簡(jiǎn)介

  簡(jiǎn)介是用簡(jiǎn)潔的語言,對(duì)展會(huì)作一個(gè)輪廓性的描繪,它要向參展商扼要地說明展會(huì)的宗旨、層次水平、功能和發(fā)展前景等。

 ?。?)展會(huì)組織者

  展會(huì)組織者即舉辦單位,因?yàn)槲覈?guó)對(duì)國(guó)際展實(shí)行主辦單位資格認(rèn)定制,即只有國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)定的機(jī)構(gòu),方有權(quán)主辦國(guó)際展,因此在我國(guó)有主、承辦單位之分。沒有主辦資質(zhì)的機(jī)構(gòu)只能做承辦單位。除了主、承辦單位外還有一些其他相關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)助展會(huì)舉辦的組織。

 ?。?)專業(yè)設(shè)置

  所謂專業(yè)設(shè)置就是展覽會(huì)的展覽分類和范圍。在招展書中說明專業(yè)設(shè)置是要告示擬議中的展覽的內(nèi)容,潛在的展商可以據(jù)此決定是否前來參展。關(guān)于專業(yè)設(shè)置介紹的詳略,人們有不同的看法。有的認(rèn)為應(yīng)該詳細(xì)一些,以便于廠商作決策;有的則提出不必過于煩瑣,因?yàn)闃I(yè)內(nèi)企業(yè)對(duì)有關(guān)專業(yè)一看便知道。建議視具體情況而定。

 ?。?)歷史業(yè)績(jī)

  新加坡的一家著名展覽公司負(fù)責(zé)人曾說過,第一次舉辦的展覽是很難吸引廠商前去參展。因?yàn)闀?huì)展是一種遠(yuǎn)期要約,人們無法事前預(yù)計(jì)擬議中的展會(huì)質(zhì)量如何,舉辦單位是否有誠(chéng)信。說服潛在參展商的最好方法就是向他們介紹以往歷屆展覽成功舉辦的情況。歷史業(yè)績(jī)部分非常重要,因?yàn)樗钣姓f服力。

  完整的歷史業(yè)績(jī)介紹應(yīng)該包括如下幾個(gè)基本數(shù)據(jù)。

 ?、偕蠈茫ɑ驓v屆)展覽會(huì)參展企業(yè)情況;

  ②上屆(或歷屆)展覽會(huì)參展企業(yè)分布情況;

 ?、凵蠈茫ɑ驓v屆)展覽會(huì)專業(yè)觀眾到會(huì)情況;

 ?、苌蠈茫ɑ驓v屆)展覽會(huì)專業(yè)觀眾在展覽會(huì)中觀看動(dòng)態(tài);

 ?、萆蠈茫ɑ驓v屆)展覽會(huì)成交情況等業(yè)績(jī);

 ?、奚蠈茫ɑ驓v屆)展覽會(huì)參展商或?qū)I(yè)觀眾對(duì)展覽會(huì)的評(píng)價(jià)等。

  在介紹歷史業(yè)績(jī)時(shí)如果能用圖表說明,則效果將會(huì)更好。

 ?。?)參展收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

  參展收費(fèi),即展覽空間出租費(fèi)。這是展覽舉辦方的基本收入,當(dāng)然也是參展商的基本支出,必然是潛在展商最關(guān)心的部分之一。

 ?。?)展會(huì)宣傳和專業(yè)觀眾組織

  前面已經(jīng)說明潛在的參展商是十分在意展會(huì)的專業(yè)觀眾的,因?yàn)樗鼈兪瞧髽I(yè)產(chǎn)品潛在的買方。所以,招展書中應(yīng)玖說明展會(huì)組織機(jī)構(gòu)招商工作的打算和實(shí)施方案,包括通過什么渠道,什么方式組織專業(yè)觀眾等。

  (7)服務(wù)項(xiàng)目

  展會(huì)期間展覽組織者糧向參屜商提供各種服務(wù)。這些服務(wù)非常重要,離開這些服務(wù)展商工作無法展開。同時(shí)服務(wù)也是一種競(jìng)爭(zhēng)手段,組織者提供的服務(wù)越多,對(duì)參展商吸引力越大。在招展書中,應(yīng)向參展商明確說明哪些項(xiàng)目是免費(fèi)服務(wù),哪些項(xiàng)目是收費(fèi)服務(wù)。一方面使參展商有所計(jì)劃和準(zhǔn)備。另一方面避免出現(xiàn)不必要的糾紛。

 ?。?)參展申請(qǐng)表

  招展書應(yīng)附參展申請(qǐng)表供參展商填寫,以便展會(huì)組織機(jī)構(gòu)掌握展商的信息和具體要求。參展商將參展申請(qǐng)表填報(bào)給組辦方。即表明該參展商已有意向參展,但真正參展一般要以支付攤位費(fèi)為準(zhǔn)。

  (9)其他有關(guān)事項(xiàng)

  招展書的最后還必須將一些參展的具體事項(xiàng)告訴潛在參展商,如展覽的日程安排,與展覽組織機(jī)構(gòu)聯(lián)系的方式,以及參展費(fèi)用的匯款方式和途徑等。日程安排一般分:布展日期、撤展日期、展出日期及每日對(duì)外開放的時(shí)間。匯款事宜包括匯款對(duì)象公司名稱、開戶銀行、銀行賬號(hào)。

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