會議通知的擬寫格式和內(nèi)容

　　會議通知的內(nèi)容要盡可能詳盡、明確。這是在會議準備工作中對秘書人員的一項基本技能要求。

　　會議通知的擬寫格式一般包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。

　　正文主要包括會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

　　1.標題

　　第一種，主辦機關(guān)名稱十會議名稱十“通知”.這種寫法應(yīng)用最多，一般用于正式的、重要的會議。如“中共××市委辦公廳關(guān)于召開××會議的通知”.

　　第二種，只寫“會議通知”或“通知”.這種寫法一般用于事務(wù)性或例行性會議。

　　2.通知對象

　　通知對象是單位的，寫單位名稱時可以寫特稱，如“×××公司”.也可以寫統(tǒng)稱，如“各直屬院校”.通知對象如果是個人，-‘圾直接寫與會者姓名。應(yīng)當注意的是，通知對象有時未必是參加會議的對象。

　　3.正文

　　會議通知的正文一般包括以下內(nèi)容：

　?。?）會議的目的、名稱和主題。有時可以列出會議的具體議題或討論的提綱，報告會應(yīng)當寫明報告人姓名、身份和報告內(nèi)容。

　?。?）會議的時間，包括開始時間、報到時間、結(jié)束時間。

　?。?）會議的地點，應(yīng)具體寫明會場所在的地名、路名、門牌號碼、樓號、房間號碼、會場名稱，必要時畫出交通簡圖，標明地理方位及抵達的公交線路，以方便與會考。

　　（4）參加對象，如果通知對象是單位，應(yīng)當在正文中說明參加會議的人員的具體職務(wù)、級別以及參加會議的性質(zhì)（出席、列席等）。有的會議為了達到一定的規(guī)模，通知中還規(guī)定每個單位參加會議的人數(shù)。

　?。?）其他事項。如參女哈議的費用、報名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場憑證（如“憑入場券入場”、“憑本通知入場”）、聯(lián)絡(luò)信息（如主辦單位的地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名）等。

　　4.落款與日期

　　寫明主辦單位的全稱，并注明發(fā)出通知的日期。

　　有的會議通知還需附上回執(zhí)或報名表，一般制成表格，請出席對象填寫姓名、性別、年齡、職務(wù)、職稱、預(yù)訂回程票的具體要求等項目，然后寄回，以便統(tǒng)計參加會議的人數(shù)和安排會議的接待工作。