會議通知的種類與方式

　　會議通知的種類與方式多種多樣，如當面告知、打電話、發(fā)傳真和電子郵件、郵遞、招貼、廣播、登報等。每一種通知的方式各有特點，可以根據(jù)會議的性質(zhì)、參加的范圍、時間的緩急和保密要求選擇適當?shù)耐ㄖ绞?，必要時可以同時使用兩種以上的方法，以確保有效性。

　　1.按通知的形式可分為口頭通知和書面通知

　　口頭通知，如當面通知、電話通知，具有方便、快捷、即時的優(yōu)點，但容易遺忘*書面通知盡管需要打印、分發(fā)或者郵寄，手續(xù)較多，時間較慢，但顯得嚴肅、莊重，而且具有備忘的作用。重要會議應當使用書面通知。

　　2.按通知的性質(zhì)可分成預備性通知和正式通知

　　預備性通知先于正式通知發(fā)出，其作用主要是請與會者事先作好參加會議的準備。凡需要事先征求與會者的意見，或者需要與會者事先提交論文、報告、答辯和匯報材料，或者先報名然后確定與會資格的會議，應當先發(fā)預備性通知；待議程、時間、地點以及與會資格正式確定后，再發(fā)正式通知。

　　3.按通知的名稱分為會議通知、邀請信（函、書）、請柬、海報、公告等。

　?。?）“會議通知”用于研究工作、進行決策的會議，發(fā)送對象是會議的當然成員和法定成員、本機關(guān)或本單位內(nèi)部的工作人員、下級機關(guān)或所屬單位、受本機關(guān)或本單位職權(quán)所制約的單位。

　?。?）“邀請信”一般用于橫向性的會議，具有禮節(jié)性，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權(quán)所制約的單位以及個人，如召開學術(shù)性會議或者技術(shù)鑒定會，以發(fā)邀請信為宜。

　?。?）“請柬”主要用于舉行儀式類活動，如開幕式、竣工儀式、簽字儀式等。發(fā)送對象一般都是上級領(lǐng)導、社會人士、兄弟單位等，多使用書面語，語言恭敬儒雅。

　　有時，舉行一次會議需要根據(jù)不同對象分別使用“會議通知”、“進諸信”和“請柬”.

　　（4）“海報”是一種公開性的會議通知形式，通常采用招貼的方式，主要用于可以自由參加的學術(shù)性報告會。

　?。?）“公告”是一種專門用于股份公司召開股東大會時，通過登報發(fā)出的會議通知。