一、的含義、特點和類型
    (一)會議紀要的含義
    行政公文和黨的機關(guān)公文,都以會議紀要為主要公文文種.
    《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,會議紀要:
    適用于記載、傳達會議情況和議定事項.
    《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定,會議紀要:
    用于記載會議主要精神和議定事項.
    會議紀要容易和會議記錄相混淆,其實,二者有著本質(zhì)的不同,主要體現(xiàn)在以下三個方面:
    首先,從文體性質(zhì)上看,會議紀要是正式的公文文種,而會議記錄只是會議情況的記錄,只是原始材料,不是正式公文.
    其次,從內(nèi)容上看,會議記錄無選擇性、提要性,會議上的情況都要一一記錄下來;而會議紀要有選擇性、提要性,不一定要包容會議的所有內(nèi)容.
    其三,從形成的過程和時間方面看,會議記錄是隨著會議的進行過程同步產(chǎn)生的,而會議紀要則要在會議后期、甚至會議結(jié)束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成.
    會議紀要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項,綜合概括性地反映會議的基本精神,以便與會單位統(tǒng)一認識,在會后貫徹落實.會議紀要基本上是下行文,但與會單位不一定是召集會議機關(guān)的下屬,有時是協(xié)作單位,所以它作為下行文是相對而言的.事實上,會議紀要有時要向上級機關(guān)呈報,有時向同級機關(guān)發(fā)送,有時向下級機關(guān)下發(fā).
    (二)會議紀要的特點
    1.紀實性
    會議紀要是根據(jù)會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文,它是對會議基本情況的紀實.會議紀要的撰寫者,不能更動會議議定的事項,更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定.除此之外,撰寫者也不能對會議內(nèi)容進行評論.總之,會議紀要必須忠實反映會議的基本情況,傳達會議議定的事項和形成的決議.會議紀要的紀實性特點,使得它具有憑證作用和資料文獻價值.特別是一些重要的會議紀要,多年后還會作為人們確認那段歷史的依據(jù) .
    2.概括性
    但是會議紀要并不是把會議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來,它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強調(diào).在一個會議上,與會代表的話題涉及面是寬泛的,觀點也是多種多樣的,水平也是有高有低的,這些內(nèi)容全部進入會議紀要,不現(xiàn)實也不必要.會議紀要重點說明會議的主要參加者,基本議程,與會者有哪些主要觀點,最后達成了什么共識,形成了什么決定或決議,就可以把會議的基本情況如實反映出來,不必像記流水帳一樣事無巨細一律照錄.所以,會議紀要需要在會議后期甚至會議結(jié)束之后通過概括整理才能寫出,而不像會議記錄那樣隨會議的進行自然而然地產(chǎn)生.
    3.指導(dǎo)性
    除憑證作用、資料作用之外,多數(shù)會議紀要具有指導(dǎo)工作的作用.它要傳達會議情況、會議精神,要求與會單位和相關(guān)部門以此為依據(jù)展開工作,落實會議的議定事項.
    二、會議紀要的分類
    會議的內(nèi)容和目的不同,產(chǎn)生的會議紀要性質(zhì)也有所不同.有人按會議類型的名目來稱呼會議紀要,將會議紀要分為辦公會紀要、專題會議紀要、經(jīng)驗交流會紀要、學(xué)術(shù)會議紀要等等,這種分法重復(fù)了會議名稱,對寫作來說并無太大意義.我們根據(jù)會議是否作出決定或決議,是交流為主還是研討為主,將會議紀要分為決策型紀要、交流型紀要、研討型紀要三種類型,這三種不同類型的紀要,其寫法是很不相同的.
    (一)決策型紀要
    以會議形成的決定、決議或者議定事項為主要內(nèi)容的會議紀要,稱為決策型紀要.這種會議紀要的特點是指導(dǎo)性強,會議上確定的工作重點,對工作的步驟、方法和措施的安排,都要求與會單位共同遵守或執(zhí)行.這種會議紀要的內(nèi)容有些類似于指示和安排工作的通知,只是發(fā)出的指導(dǎo)性意見不是由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作出的,而是由會議討論議定的.這樣的會議紀要,除大家共同遵守的內(nèi)容外,還常常會有一些工作分工,每個與會單位除完成共同任務(wù)之外,還要完成會議確定自己承擔的那些工作.如《關(guān)于改革北京、太原鐵路局管理體制的會議紀要》,就議定了成立北京鐵路管理局,下設(shè)北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局,不再設(shè)鐵路分局.確定山西煤炭運輸主要由北京、太原及相關(guān)的鄭州鐵路局承擔,有一些具體的分工,并對各方如何協(xié)調(diào)工作進行了安排.由于最后議定的事項是與會單位的共識,這樣的指導(dǎo)性公文落實起來應(yīng)該是比較順利的.
    (二)交流型會議紀要
    以思想溝通或情況交流為主要內(nèi)容的會議紀要,屬于交流性會議紀要.它的主要特點是:以統(tǒng)一思想、達成原則共識或樹立學(xué)習榜樣為目的,而不布置具體工作,有明顯的思想引導(dǎo)性,但沒有明顯的工作指導(dǎo)性.一些理論務(wù)虛會、經(jīng)驗交流會形成的會議紀要,大多屬于這種類型.這樣的會議紀要,往往多處采用"會議認為"的說法來表達會議在原則問題上達成的共識.或者將會議上介紹的先進經(jīng)驗以及與會單位的評價、態(tài)度作為主要內(nèi)容.
    (三)研討型會議紀要
    這種會議紀要的鮮明特點是并不以共識和議定事項為主要內(nèi)容,而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況為主.研討會和學(xué)術(shù)討論會的紀要多是這種類型.會議開完了,各家的觀點也發(fā)表過了,但是并沒有形成統(tǒng)一意見,當然更談不上確定什么議定事項,在這種情況下,仍然有必要發(fā)會議紀要,以便讓更多的人了解會議的情況,了解不同的觀點及其爭鳴過程.這對啟發(fā)和活躍思想,對百花齊放、百家爭鳴的學(xué)術(shù)空氣的形成是有促進作用的.
    三、會議紀要的寫法
    (一)會議紀要的標題和成文日期
    1.會議紀要的標題
    會議紀要的標題與一般公文略有不同,因為會議紀要是以會議的名義發(fā)出的,而不是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的名義發(fā)出的,所以會議紀要的標題多是以會議名稱、文種兩個要素構(gòu)成.如《東北三省四市工商行政管理工作第五次協(xié)作會議紀要》、《××物理學(xué)會X射線專業(yè)委員會第三屆學(xué)術(shù)交流會會議紀要》.也有采用一般公文標題寫法的,由主要內(nèi)容(事由)加文種組成,如《關(guān)于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀要》.
    2.會議紀要的成文日期
    會議紀要的成文日期一般加括號標寫于標題之下正中位置,以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準.也有出現(xiàn)在正文之后的.
    (二)會議紀要的正文
    會議紀要的正文分為前言、主體、結(jié)尾三大部分.
    1.前言
    前言的寫法與一般公文區(qū)別較大,主要用來記述會議的基本情況.包括:召開會議的時間、 地點、會議名稱、主持人、主要出席人、會議主要議程、討論的主要問題等.如:
    1994年7月28日至30日,東北三省四市工商行政管理工作第五次協(xié)作會議在沈陽召開.黑龍江省、吉林省、遼寧省工商局和哈爾濱市、長春市、大連市和沈陽市工商局的主要領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)處(室)的負責同志共58人參加了會議;應(yīng)邀到會指導(dǎo)的有:國家工商局副局長楊培青、辦公室副主任楊沫以及沈陽市委、市人大、市政府、市政協(xié)、市紀委的領(lǐng)導(dǎo)同志.楊培青等領(lǐng)導(dǎo)同志分別在會上講了話.與會同志緊緊圍繞國家工商局提出的"建立有權(quán)威的市場執(zhí)法和監(jiān)督機構(gòu)"問題進行了研討. 對會議基本情況的介紹,要根據(jù)需要把握好詳略.這部分表達完畢后,可用"會議紀要如下 "或"會議確定了如下事項"為過渡,轉(zhuǎn)入主體部分.
    2.主體
    主體是會議紀要的核心部分,會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等,都在這一部分予以表達.決議型、交流型、研討型的會議紀要,各自在主體部分的寫作上有較大的不同,前面在分類時已有介紹.由于這部分內(nèi)容復(fù)雜,多數(shù)情況下都需要分條分項撰寫.不分條的,也多用"會議認為"、"會議指出"、"會議提出"等慣用語作為各層意思的開頭語,以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感.
    3.結(jié)尾
    結(jié)尾比較簡短,通常用來強調(diào)意義、提出希望和號召等,如下面這段結(jié)尾:
    改革鐵路體制是一項復(fù)雜的工作,步子一定要穩(wěn)妥.北京、太原鐵路局管理體制的改革,作為全國鐵路管理體制改革的試點,今年下半年作好準備,明年初開始實行.鐵道部和有關(guān)省市要密切配合,加強領(lǐng)導(dǎo),注意研究解決出現(xiàn)的問題,不斷總結(jié)經(jīng)驗,把這項工作扎扎實實地搞好.
    方案
    會議紀要: