都是有組織性,有策劃的,并且是公眾化的,參加會議的人必須提前了解,所以在參加會議的人員必須按策劃的時間到達指定的地點,無論政府還企業(yè)都會有非常詳細的公司會議會務(wù)安排規(guī)范手冊.

一、會議會務(wù)前的策劃工作

決定召開會議后,應(yīng)做好會議前的各項策劃工作,包括:

1、商定與會人員范圍(含嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、正式代表和列席代表).

2、商定會議日程.

3、商定會場(含討論地點)和會議住地的安排及討論分組原則.

4、商定會議文件材料的起草和印發(fā)工作.

5、商定會議報名和簽到事項.

6、商定參觀點的安排.

7、商定獎品、證書的發(fā)放安排或紀念品、獎品、證書的購買和制作工作.

8、商定新聞報道的有關(guān)事宜.

二、會議會務(wù)有關(guān)問題的請示

根據(jù)協(xié)調(diào)情況,提出關(guān)于會議有關(guān)具體問題的請示,即會務(wù)安排工作方案,報黨、校辦主任審核.請示包括以下內(nèi)容:

1、會議的名稱、時間、地點和主題.

2、出席會議的人員范圍.

3、會議的議程、日程安排方案,會議主持人、講話人、發(fā)言人建議名單.

4、會場的布置和座位(含主席臺)安排原則.

5、分組討論的編組原則和召集人建議名單.

6、會議文件材料(含主持詞、大會發(fā)言稿、參閱材料)的起草、審批、印發(fā)的原則.

7、獎品、證書的安排發(fā)放(含紀念品、獎品、證書的購買或制作要求).

8、會議合影、參觀的組織安排.

9、與會人員請假的原則.

10、新聞報道的原則.

11、與會人員或來賓的接待及食住行安排原則.

三、會議會務(wù)的通知

1、全校性會議,通知以黨委辦公室、校長辦公室名義發(fā)出.通知中應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、參加會議人員范圍、請假要求、簽到的時間和地點等.如召開視屏?xí)h,通知中應(yīng)明確在主會場、分會場參加會議的有關(guān)事項.

2、校外會議,邀請函以廣東外語外貿(mào)大學(xué)或廣東外語外貿(mào)大學(xué)校友總會名義發(fā)出.邀請函中應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、報名要求、簽到的時間和地點等.邀請函需附回執(zhí).

3、會前適當時間,應(yīng)向校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出《校領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排》,明確會議時間、地點、與會人員范圍、日程安排,每一節(jié)大會的程序(由誰主持、誰講話、誰發(fā)言,是否安排與會議代表合影,是否安排頒獎等),領(lǐng)導(dǎo)到達會場的時間,著裝要求等等.

四、會議會務(wù)前的有關(guān)準備工作

1、召開籌備會,召集相關(guān)人員布置具體工作.

2、制作會議證件.

3、制作橫幅、背景板、歡迎牌和引導(dǎo)牌.

4、排出會場(含主席臺)座位圖.

5、制作照相站位圖,并通知攝影師.

6、收集和整理與會人員出席情況,重點是落實校領(lǐng)導(dǎo)出席會議的情況.

7、提出分組討論的具體名單(含召集人),安排小組討論會議地點.

8、打印姓名牌,布置會場.

9、檢查會議文件材料的印發(fā)情況和主持詞、發(fā)言稿的準備情況.

10、檢查會議紀念品或獎品、證書的制作情況,包括獎品、證書的遞送組織情況.

11、制作外地來賓的車輛接送安排表及會務(wù)用車安排表.

12、落實會議期間的用餐安排.

13、合成《會議須知》,報黨、校辦主任審定.

《黨領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排》式樣:

嘉定黨校2012發(fā)展戰(zhàn)略研討會暨委員會擴大會議

根據(jù)學(xué)校的工作安排,"2012學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略研討會暨黨務(wù)委員會擴大會議"定于2012年1月9日至11日召開.

會議議題:1.開拓視野,更新觀念,進一步提高我校教育教學(xué)管理水平;2.學(xué)科建設(shè)和研究生教育.

與會人員范圍:領(lǐng)導(dǎo)、校務(wù)委員、各學(xué)院(部)院長(主任)、黨總支書記,各科研、教輔、機關(guān)單位主要負責(zé)人,共約88人.

著裝要求:參加大會時,請領(lǐng)導(dǎo)同志著西裝.

附:日程安排

五、會議會務(wù)報到

1、按照會議報到時間,提前30分鐘到達現(xiàn)場,檢查工作人員到達情況,組織協(xié)調(diào)報到工作.

2、與會人員報到時,應(yīng)在簽到后再發(fā)給會議證件,憑會議********其他報到手續(xù).

六、會議會務(wù)期間的服務(wù)工作

1、每節(jié)大會前,提前40分鐘到達會場,檢查會場的各項準備情況(會議中需播放國歌、國際歌、頒獎音樂的應(yīng)監(jiān)聽).

2、做好會場內(nèi)外、領(lǐng)導(dǎo)休息室的引導(dǎo)工作.

3、負責(zé)與會人員在會場的報到工作,根據(jù)報到情況及時清點到會人數(shù).

4、掌握主要領(lǐng)導(dǎo)到達會場時間并注意迎候,領(lǐng)導(dǎo)到達后,引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)進入休息室.

5、會前3分鐘開始整理會場,提醒與會同志盡快入座,并關(guān)閉手機.

6、會場整理好后,向黨、校辦主任報告,于會前1分鐘協(xié)助黨、校辦主任引導(dǎo)主要領(lǐng)導(dǎo)到會場指定位置就座.