一、工作目標(biāo)及主要任務(wù)

    全力做好有關(guān)方案工作,確保座談會的順利進行.主要任務(wù):擬定本組工作方案;負責(zé)座談會的接待工作;負責(zé)禮品、紀念品、簽到表、座次牌的設(shè)計制作;負責(zé)準(zhǔn)備會議資料;負責(zé)座談會期間各項活動的后勤保障工作.

    二、人員安排

    負責(zé)人:

    三、會務(wù)準(zhǔn)備

    (一)場景布置(協(xié)助廣告公司):

    (1)40周年華誕展及各專科展牌;

    (2)彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動幻影球、相關(guān)牌匾、禮炮、鮮花等;

    (3)音響的調(diào)配;

    (4)相關(guān)歌曲的準(zhǔn)備(國歌、院歌、背景音樂等);

    (5)新院區(qū)項目、科研中心、生殖中心啟動儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關(guān)準(zhǔn)備工作;

    (6)"千人宣言"儀式的準(zhǔn)備工作;

    (7)頒獎證書的準(zhǔn)備;

    (8)院慶工作牌的統(tǒng)一制作.

    1. 會場座椅的擺放

    2. 擺放主席臺;

    3. 準(zhǔn)備嘉賓名牌;

    4. 準(zhǔn)備嘉賓胸花(院外所有嘉賓)、附院院慶小手旗;

    5. 擺放礦泉水;

    6. 準(zhǔn)備會議資料及禮品裝袋;

    7. 在會場一角設(shè)薩斯風(fēng)、鋼琴現(xiàn)場演奏;

    8. 會場衛(wèi)生間的指示牌(通知資產(chǎn)管理部做好清潔衛(wèi)生工作).

    資料袋內(nèi)物品:

    (1)產(chǎn)品介紹

    (2)座談會專題片DVD

    (3)座談會活動手冊

    (4)紀念品

    (二)嘉賓接待

    1. 慶典大會當(dāng)天提前到大會現(xiàn)場,熟悉嘉賓坐席;

    2. 迎接嘉賓,指引嘉賓到報到處簽到(協(xié)助禮儀小姐及義工);

    3. 協(xié)助嘉賓領(lǐng)取會議資料及禮品,指引嘉賓就坐(協(xié)助禮儀小姐及義工);

    4. 所有嘉賓入場完畢,工作人員到指定區(qū)域就坐;

    5. 慶典大會結(jié)束,工作人員指引嘉賓離場乘車.

    (三)嘉賓簽到

    1.負責(zé)嘉賓簽到(準(zhǔn)備嘉賓簽名冊或簽名卷軸);

    2.及時核對到會嘉賓名單(準(zhǔn)備一份參加慶典嘉賓名單);

    3.準(zhǔn)備文房四寶若干,以便有需要的嘉賓題字;

    4.負責(zé)會議資料及禮品的發(fā)放及保管工作.

    (注:前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓,不再簽到及發(fā)放資料袋,只在會場擺放議程單張.)

    (四)應(yīng)急工作

    1. 負責(zé)因天氣等原因主會場轉(zhuǎn)移工作

    2. 在附院禮堂做好備用會場的準(zhǔn)備工作

    3. 突發(fā)事件的緊急處理(協(xié)同院慶活動應(yīng)急組)

    4. 現(xiàn)場保健醫(yī)生及常用藥品的準(zhǔn)備

    5. 由附院員工組成觀眾預(yù)備隊伍,約100人,在現(xiàn)場觀眾過少時到場就坐,避免冷場.