我公司總結(jié)了對(duì)任何一個(gè)會(huì)議活動(dòng)策劃方案,其會(huì)議策劃都可分為五大步驟:會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行,會(huì)議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行.常言道,會(huì)務(wù)管理是核心,活動(dòng)管理是目標(biāo).因此,要想成功舉辦一場(chǎng)大型的會(huì)議活動(dòng),前期的會(huì)議策劃是關(guān)鍵.

    所謂,它是一種將會(huì)以有步驟地進(jìn)行下去,都是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,使會(huì)議效果最佳.要想會(huì)議開得好,風(fēng)險(xiǎn)必須提前意料,并且想好解決方案,大凡一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)最可能出現(xiàn)的失誤,在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn).比如:

    1、會(huì)前準(zhǔn)備:會(huì)議主題和日程及任務(wù)分配不明確,參會(huì)人員毫無針對(duì)性,參會(huì)人員也準(zhǔn)備得不充分.

    2、會(huì)議開始:會(huì)議程序太過繁復(fù)冗長,主持人能力有限,主題變動(dòng)隨意,而且參會(huì)人員的層次參差不齊.

    3、會(huì)議進(jìn)行:會(huì)議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會(huì)議過程拖沓,常常表現(xiàn)為議而不決.

    4、會(huì)議總結(jié):會(huì)議效果不明顯,工作安排沒有針對(duì)性,也沒有條理清晰的會(huì)議總結(jié).

    5、跟蹤執(zhí)行:經(jīng)常是那完那了,根本沒有及時(shí)有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和信息反饋.

    會(huì)議本身是一個(gè)很重要的管理工具和手段,通過會(huì)議策劃,可以很好地對(duì)會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān).猶如項(xiàng)目管理一樣,需要進(jìn)行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn),以確保項(xiàng)目及時(shí)、出色地完成.比如會(huì)議準(zhǔn)備方面的策劃,涉及到會(huì)議目標(biāo)的設(shè)立、與會(huì)者的選擇、會(huì)議時(shí)間的選擇、會(huì)議地點(diǎn)的選擇、會(huì)議議程的擬定、會(huì)議通知的派發(fā)等等.

    不僅如此,會(huì)場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn)、預(yù)訂會(huì)議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項(xiàng)目、簽訂書面合同時(shí)的注意事項(xiàng)、烘托良好的會(huì)議氛圍的技巧、會(huì)務(wù)管理人員分組、與會(huì)人員分組需注意的事項(xiàng)、會(huì)議證件的制作、會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的制備、會(huì)議名冊(cè)的編制、開會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收項(xiàng)目、開會(huì)前12小時(shí)的檢查工作細(xì)則,以及會(huì)務(wù)物品準(zhǔn)備的名細(xì)等等,都非常重要.

    范文:會(huì)議活動(dòng)策劃

    活動(dòng)主題:

    主標(biāo)題:"******"系列活動(dòng)

    副標(biāo)題:《擁抱健康時(shí)代》專題講座暨"援助工程"啟動(dòng)儀式

    橫    幅: 了百姓心愿  圓人類夢(mèng)想

    關(guān)愛時(shí)時(shí)有  援助處處在

    為天下家庭減輕負(fù)擔(dān) 讓天下百姓快樂健康

    活動(dòng)宗旨:

    為天下家庭減輕負(fù)擔(dān),讓天下百姓快樂健康.

    活動(dòng)目的:

    讓各級(jí)計(jì)生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解"******",了解其獨(dú)特的宣導(dǎo)和服務(wù),以消除百姓對(duì)"援助工程"的陌生感及對(duì)高昂醫(yī)療費(fèi)的恐懼心理.樹立"關(guān)愛時(shí)時(shí)有,援助處處在"的服務(wù)人口健康事業(yè)的品牌形象,從而促進(jìn)"援助工程"的全面推進(jìn).

    活動(dòng)目標(biāo):

    1、參會(huì)人數(shù):200人(綜合考慮到活動(dòng)的整體效果、費(fèi)用支出、到會(huì)人數(shù)、現(xiàn)場(chǎng)氣氛營造等因素,限200人規(guī)模較為理想).

    2、預(yù)期收獲:參與的單位和個(gè)人乘興而來,滿意而歸.

    3、塑造形象:以各項(xiàng)產(chǎn)品和服務(wù)讓受益百姓記住"援助工程",并樹立強(qiáng)勢(shì)品牌形象.

    4、傳播品牌:形成一套成熟的品牌傳播方案,以不斷優(yōu)化復(fù)制.

    為了控制風(fēng)險(xiǎn)和提升會(huì)議效果,我又對(duì)會(huì)議流程、現(xiàn)場(chǎng)管理及會(huì)場(chǎng)布置等做了精確設(shè)計(jì),精確到從現(xiàn)在起的每人、每天、每事,甚至精確到會(huì)議當(dāng)中的每人、每事、每分鐘.如:

    時(shí)間        事項(xiàng)

    07:00 盤點(diǎn)清查各種物品的準(zhǔn)備情況.

    07:10 確定能夠到會(huì)的嘉賓,并建立與會(huì)代表數(shù)據(jù)庫、打印表格.

    07:20 相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會(huì)出發(fā).

    07:50 到達(dá)會(huì)場(chǎng),開始會(huì)場(chǎng)外的布置.

    08:30 開始會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置,調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò).

    09:10 會(huì)場(chǎng)布置完成,相關(guān)人員待命.

    09:20 與會(huì)代表開始在會(huì)場(chǎng)門口聚集,等待入場(chǎng).

    09:30 開始入場(chǎng),禮儀、檢票、護(hù)衛(wèi)、主持、與會(huì)代表、專家、領(lǐng)導(dǎo)等就位.

    09:50 播放視頻

    09:55-10:00 幕后音

    10:00-10:05 開場(chǎng)白

    10:05-10:07 護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一入場(chǎng),播放"拉德茨基進(jìn)行曲"

    10:07-10:20 領(lǐng)導(dǎo)一講話

    10:20 鮮花

    10:20-10:22 護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一退場(chǎng) 播放"退場(chǎng)音樂"

    10:22-10:25 主持

    10:25-10:27 護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二入場(chǎng)   播放"拉德茨基進(jìn)行曲"

    10:27-10:35 領(lǐng)導(dǎo)二講話

    10:35 鮮花

    10:35-10:37 護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二退場(chǎng) 播放"退場(chǎng)音樂"

    10:37-11:10 專家演講:《擁抱健康時(shí)代》

    11:10-11:30 演示產(chǎn)品

    11:30-11:40 試點(diǎn)代表受贈(zèng),領(lǐng)導(dǎo)授匾/授牌

    11:40-12:00 受贈(zèng)代表講話(4位)

    12:00-12:05 領(lǐng)導(dǎo)退場(chǎng) 播放"會(huì)后音樂"

    12:05-12:15 代表入席午餐宴會(huì)

    12:15-12:20 組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo):祝酒詞

    12:20-13:30 午餐宴會(huì)/產(chǎn)品演示區(qū)及體驗(yàn)區(qū)開始活動(dòng)

    13:30-14:00 歡送嘉賓出場(chǎng)

    14:00 會(huì)場(chǎng)清理

    策劃