所謂,它是一種資源的整合與配置過程,都是在控制會議風(fēng)險的基礎(chǔ)上,使會議效果最佳.要想會議開得好,風(fēng)險控制早做到.大凡一場會議活動最可能出現(xiàn)的失誤,在不同的會議階段有不同的表現(xiàn).比如:

    任何一個大型會議活動策劃方案,其會議管理都可分為五大步驟:會前準(zhǔn)備、會議開始、會議進行,會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行.常言道,會務(wù)管理是核心,活動管理是目標(biāo).因此,要想成功舉辦一場大型的會議活動,前期的會議策劃是關(guān)鍵.

    1、會前準(zhǔn)備:會議主題和日程及任務(wù)分配不明確,參會人員毫無針對性,參會人員也準(zhǔn)備得不充分.

    2、會議開始:會議程序太過繁復(fù)冗長,主持人能力有限,主題變動隨意,而且參會人員的層次參差不齊.

    3、會議進行:會議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會議過程拖沓,常常表現(xiàn)為議而不決.

    4、會議總結(jié):會議效果不明顯,工作安排沒有針對性,也沒有條理清晰的會議總結(jié).

    5、跟蹤執(zhí)行:經(jīng)常是那完那了,根本沒有及時有效的后續(xù)工作跟進和信息反饋.

    會議本身是一個很重要的管理工具和手段,通過會議策劃,可以很好地對會議中的各個細節(jié)嚴(yán)格把關(guān).猶如項目管理一樣,需要進行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進,以確保項目及時、出色地完成.比如會議準(zhǔn)備方面的策劃,涉及到會議目標(biāo)的設(shè)立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發(fā)等等.

    不僅如此,會場布置檢查的重點、預(yù)訂會議地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務(wù)管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的制作、會議紀(jì)念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則,以及會務(wù)物品準(zhǔn)備的名細等等,都非常重要.

    活動主題:

    主標(biāo)題:"******"系列活動

    副標(biāo)題:《擁抱健康時代》專題講座暨"援助工程"啟動儀式

    活動宗旨:為天下家庭減輕負擔(dān),讓天下百姓快樂健康.

    活動目的:讓各級計生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解"******",了解其獨特的宣導(dǎo)和服務(wù),以消除百姓對"援助工程"的陌生感及對高昂醫(yī)療費的恐懼心理.樹立"關(guān)愛時時有,援助處處在"的服務(wù)人口健康事業(yè)的品牌形象,從而促進"援助工程"的全面推進.

    活動目標(biāo):

    1、參會人數(shù):200人(綜合考慮到活動的整體效果、費用支出、到會人數(shù)、現(xiàn)場氣氛營造等因素,限200人規(guī)模較為理想).

    2、預(yù)期收獲:參與的單位和個人乘興而來,滿意而歸.

    3、塑造形象:以各項產(chǎn)品和服務(wù)讓受益百姓記住"援助工程",并樹立強勢品牌形象.

    4、傳播品牌:形成一套成熟的品牌傳播方案,以不斷優(yōu)化復(fù)制.

    活動預(yù)算:

    活動細則:

    07:00 盤點清查各種物品的準(zhǔn)備情況.

    07:10 確定能夠到會的嘉賓,并建立與會代表數(shù)據(jù)庫、打印表格.

    07:20 相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會出發(fā).

    07:50 到達會場,開始會場外的布置.

    08:30 開始會場內(nèi)的布置,調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò).

    09:10 會場布置完成,相關(guān)人員待命.

    09:20 與會代表開始在會場門口聚集,等待入場.

    09:30 開始入場,禮儀、檢票、護衛(wèi)、主持、與會代表、專家、領(lǐng)導(dǎo)等就位.

    09:50 播放視頻

    09:55-10:00 幕后音

    10:00-10:05 開場白

    10:05-10:07 護衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一入場,播放"拉德茨基進行曲"

    10:07-10:20 領(lǐng)導(dǎo)一講話

    10:20 鮮花

    10:20-10:22 護衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一退場 播放"退場音樂"

    10:22-10:25 主持

    10:25-10:27 護衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二入場 播放"拉德茨基進行曲"

    10:27-10:35 領(lǐng)導(dǎo)二講話

    10:35 鮮花

    10:35-10:37 護衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二退場 播放"退場音樂"

    10:37-11:10 專家演講:《擁抱健康時代》

    11:10-11:30 演示產(chǎn)品

    11:30-11:40 試點代表受贈,領(lǐng)導(dǎo)授匾/授牌

    11:40-12:00 受贈代表講話(4位)

    12:00-12:05 領(lǐng)導(dǎo)退場 播放"會后音樂"

    12:05-12:15 代表入席午餐宴會

    12:15-12:20 組委會領(lǐng)導(dǎo):祝酒詞

    12:20-13:30 午餐宴會/產(chǎn)品演示區(qū)及體驗區(qū)開始活動

    13:30-14:00 歡送嘉賓出場

    14:00 會場清理