1.應(yīng)本著講求實(shí)效、突出特色的原則,避免雷同、重復(fù).

2.由多個(gè)機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動(dòng),要事先明確各自職責(zé)分工,避免多頭指揮、多頭對(duì)外.

3.確定開(kāi)幕時(shí)間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟煌?、氣候及工作?xí)慣等因素,開(kāi)幕式盡量按原定時(shí)間舉行,避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng).

4. 一般至少需要提前2小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng),留足布置會(huì)場(chǎng)的時(shí)間,與會(huì)人員需要提前半小時(shí)開(kāi)始入場(chǎng).

5. 領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會(huì)議室,提前到者先引導(dǎo)到小會(huì)議室休息,活動(dòng)正式開(kāi)始時(shí)再引導(dǎo)入會(huì)場(chǎng).

6.開(kāi)幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說(shuō)明自己的身份(請(qǐng)禮儀小姐擔(dān)任主持人除外).

7.活動(dòng)應(yīng)及早籌劃與確定.邀請(qǐng)國(guó)外、境外人士前來(lái)參加活動(dòng),至少于半年前發(fā)出邀請(qǐng),寄送項(xiàng)目說(shuō)明資料.

8. 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備時(shí)列出物資清單為佳,同時(shí)派專(zhuān)人落實(shí)和保管,以免遺忘或者遺失;

9.開(kāi)幕式剪彩活動(dòng)能免則免,確需安排剪彩活動(dòng)的,剪彩人不宜多.為節(jié)約起見(jiàn),應(yīng)以彩帶代替綢帶.

10.在開(kāi)場(chǎng)稱(chēng)呼中,可按國(guó)際慣例稱(chēng)"女士們、先生們",或"貴賓們、女士們、先生們",后面不再加"朋友們、同志們".

11. 一般要準(zhǔn)備主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)席卡,主持人席卡和簽到席席卡,礦泉水,主席臺(tái)發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印),筆,鮮花,研會(huì)旗幟,國(guó)歌磁帶等;

12. 大型活動(dòng)還須設(shè)簽到席,派專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到;

13.開(kāi)幕式宣布的出席活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過(guò)多.在介紹"出席××活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓"中,不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人,應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人.一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面(主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的則應(yīng)先報(bào));如有外國(guó)駐華大使參加的,其位置則應(yīng)提前(因其是外國(guó)元首的代表).

14.講話(huà)中"歡迎""感謝"之類(lèi)的句子要盡量歸納,以節(jié)省鼓掌時(shí)間.使用現(xiàn)場(chǎng)翻譯時(shí),應(yīng)盡量控制場(chǎng)面,使講話(huà)人與譯員相配合,不要在中文講完時(shí)中方人士立即鼓掌,應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌,以示對(duì)外賓的尊重.