在活動策劃中外出會務(wù)對秘書的組織協(xié)調(diào)、應(yīng)變能力是一項(xiàng)很好的鍛煉,可對于沒有組織過會務(wù)的你接到主管的外出會務(wù)要求時(shí)會無從下手,這時(shí)會議策劃師就要協(xié)調(diào)好秘書使其發(fā)揮主動性和周到性,逐一了解主管對此次會務(wù)的需求,組織工作才能一項(xiàng)一項(xiàng)地落實(shí).首先要明確主管對會務(wù)的需求

    (1)會務(wù)時(shí)間.注意落實(shí)會務(wù)期間每一天晚上是否開會.

    (2)會務(wù)地點(diǎn).一般首選公司的簽單協(xié)議酒店,具體選哪家視主管的要求而定.

    (3)與會人員.請主管提供一份與會人員的名單,如有重名或不了解的人員必須向主管確認(rèn),如有部分人員不需要參加會議全程的則請主管注意各人的與會時(shí)間段.

    (4)會議室.酒店會議室分為圍坐型和教師型,前者是多人共同圍著一張大會議桌落座,后者設(shè)講臺,與會人員在下面分排而坐.可以根據(jù)會議性質(zhì)和與會人數(shù)選用會議室,應(yīng)在了解會議室標(biāo)準(zhǔn)座數(shù)與加座數(shù)量的情況下向主管確認(rèn).

    (5)其他會議資源.向主管落實(shí)是否需用以下資源:1.筆記本電腦.2.數(shù)碼投影儀,使用酒店的數(shù)碼投影儀是要付費(fèi)的而且費(fèi)用不菲,所以最好提前在公司內(nèi)準(zhǔn)備數(shù)投.3白板,提前向酒店落實(shí)有無白板(一般不需另行收費(fèi)),白板筆與白板擦自帶一些備用.

    公關(guān)活動有限公司專業(yè)從事會議會務(wù)策劃,我們擁有最賦創(chuàng)意的策劃團(tuán)隊(duì)、最具實(shí)力的演出團(tuán)隊(duì)、最有經(jīng)驗(yàn)的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、最優(yōu)秀的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì),為企業(yè)提供最專業(yè)的從事會議會務(wù)策劃,包括發(fā)布會方案策劃、會場選址、會場布置、舞臺搭建、會場燈光音響配備、節(jié)目表演等.我們可獨(dú)立完成發(fā)布會前期的策劃籌備及后期的制作執(zhí)行,在會議會務(wù)策劃公司業(yè)內(nèi)享有盛譽(yù).