大型會議接待方案:
一、會前準備工作
1、組織會務班子、明確工作職責.大型會議還要制定詳細的會務工作方案.
2、發(fā)出會議通知.包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍.
3、印刷會議日程,編排好會議程序,制定注意事項.
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點.
5、大型會議要印制會議憑證.如出席證、列席證、工作證、請柬等.
6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛.
(1)懸掛會標、徽記、旗幟登.
(2)設置主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設置發(fā)言席,拜訪席簽、話筒,并保證音響效果.
(3)確定會議桌擺放形式,明確劃分分會場區(qū)域,并使與會者明確.
(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設備齊全、有效.
(5)擺放適宜花卉.
7、后期服務工作.大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排.
8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作.
9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況.
二、會務組織與服務工作
1、會務人員提前1小時到達會場,反復檢查會場準備情況.
2、搞好會議簽到、材料分發(fā).
3、落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊.
4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座.
5、維持好會場秩序.會議開始前5分鐘,關閉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關閉手機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場.
6、做好會議紀錄,寫好會議簡報.
7、組織照相.
8、為與會人員預訂車、船、機票等.
三、會議善后工作
1、會議結束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等.
2、組織送站.根據(jù)與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等.
3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作.
4、做好會議報道工作.
