對(duì)商界人士來講,組織慶典與參加慶典時(shí),往往會(huì)各有多方面的不同要求.慶典禮儀,即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項(xiàng)基本內(nèi)容所組成的.以下是上海精覺傳播機(jī)構(gòu)對(duì)其分別予以介紹.
組織籌備一次慶典,如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售一樣,先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃.商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù),需要記住兩大要點(diǎn):其一,要體現(xiàn)出慶典的特色.其二,要安排好慶典的具體內(nèi)容.
毋庸多言,慶典既然是慶祝活動(dòng)的一種形式,那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心,把每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重.不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場(chǎng)面,還是全體出席者的情緒、表現(xiàn),都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛.惟獨(dú)如此,慶典的宗旨--塑造本單位的形象,顯示本單位的實(shí)力,擴(kuò)大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實(shí).
慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上,得到全面的體現(xiàn).
如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內(nèi)容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問題.
首先,應(yīng)當(dāng)精心確定好慶典的出席人員名單.慶典的出席者不應(yīng)當(dāng)濫竿充數(shù),或是讓對(duì)方勉為其難.確定慶典的出席者名單時(shí),始終應(yīng)當(dāng)以慶典的宗旨為指導(dǎo)思想.一般來說,慶典的出席者通常應(yīng)包括如下人士:
一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo).地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管部門的領(lǐng)導(dǎo),大都對(duì)單位的發(fā)展給予過關(guān)心、指導(dǎo).邀請(qǐng)他們參加,主要是為了表示感激之心.
二是社會(huì)名流.根據(jù)公共關(guān)系學(xué)中的"名人效應(yīng)"原理,社會(huì)各界的名人對(duì)于公眾最有吸引力,能夠請(qǐng)到他們,將有助于更好地提高本單位的知名度.
三是大眾傳媒.在現(xiàn)代社會(huì)中,報(bào)紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會(huì)"第四權(quán)力".邀請(qǐng)它們,并主動(dòng)與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進(jìn)而有助于加深社會(huì)對(duì)本單位的了解和認(rèn)同.
四是合作伙伴.在商務(wù)活動(dòng)中,合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運(yùn)的.請(qǐng)他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應(yīng)該的,而且也是絕對(duì)必要的.
五是社區(qū)關(guān)系.它們是指那些與本單位共居于同一區(qū)域、對(duì)本單位具有種種制約作用的社會(huì)實(shí)體.例如,本單位周圍的居民委吊會(huì)、街道辦事處、醫(yī)院、學(xué)校、幼兒園、養(yǎng)老院、商店以及其他單位等等.請(qǐng)它們參加本單位的慶典,會(huì)使對(duì)方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便.
六是單位員工.員工是本單位的主人,本單位每一項(xiàng)成就的取得,都離不開他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗.所以在組織慶典時(shí),是不容許將他們完全"置之度外"的.
以上人員的具體名單一旦確定,就應(yīng)盡早發(fā)出邀請(qǐng)或通知.鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期.
其次,應(yīng)當(dāng)精心安排好來賓的接待工作.與一般的商務(wù)交往中來賓的接待相比,對(duì)出席慶祝儀式的來賓的接待,更應(yīng)突出禮儀性的特點(diǎn).不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來賓,而且還應(yīng)當(dāng)通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設(shè)法使每位來賓都能心情舒暢.
最好的辦法,是慶典一經(jīng)決定舉行,即成立對(duì)此全權(quán)負(fù)責(zé)的籌備組.籌備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成,他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會(huì)辦事、辦實(shí)事的人.
在慶典的籌備組之內(nèi),應(yīng)根據(jù)具體的需要,下設(shè)若干專項(xiàng)小組,在公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)等各方面"分兵把守",各管一段.其中負(fù)責(zé)禮賓工作的接待小組,大都不可缺少.
慶典的接待小組,原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的男女青年組成.
接待小組成員的具體工作有以下幾項(xiàng):其一,來賓的迎送.即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)迎接或送別來賓.其二,來賓的引導(dǎo).即由專人負(fù)責(zé)為來賓帶路,將其送到既定的地點(diǎn).其三,來賓的陪同.對(duì)于某些年事已高或非常重要的來賓,應(yīng)安排專人陪同始終,以便關(guān)心與照顧.其四,來賓的招待.即指派專人為來賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照.
凡應(yīng)邀出席慶典的來賓,絕大多數(shù)人對(duì)本單位都是關(guān)心和友好的.因此,當(dāng)他們光臨時(shí),主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待.將心比心,在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎,是會(huì)傷來賓的自尊心的.
再次,應(yīng)當(dāng)精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng).舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng),是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn).對(duì)它的安排、布置是否恰如其分,往往會(huì)直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞.依據(jù)儀式禮儀的有關(guān)規(guī)范,商務(wù)人員在布置舉行慶典的現(xiàn)場(chǎng)時(shí),需要通盤思考的主要問題有:
一是地點(diǎn)的選擇.在選擇具體地點(diǎn)時(shí),應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實(shí)際情況來決定.本單位的禮堂、會(huì)議廳,本單位內(nèi)部或門前的廣場(chǎng),以及外借的大廳,等等,均可相機(jī)予以選擇.不過在室外舉行慶典時(shí),切勿因地點(diǎn)選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼.
二是環(huán)境的美化.在反對(duì)鋪張浪費(fèi)的同時(shí),應(yīng)當(dāng)量力而行,著力美化慶典舉行現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境.為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,可在現(xiàn)場(chǎng)張燈結(jié)彩,懸掛彩燈、彩帶,張貼一些宣傳標(biāo)語,并且張掛標(biāo)明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅.如果有能力,還可以請(qǐng)由本單位員工組成的樂隊(duì)、鑼鼓隊(duì)屆時(shí)演奏音樂或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧.但是這類活動(dòng)應(yīng)當(dāng)要適度,不要熱鬧過了頭,成為胡鬧,或者"喧賓奪主".千萬不要請(qǐng)少先隊(duì)員來扮演這類角色,不要?jiǎng)趧?dòng)孩子們?yōu)檫@類與他們無關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè).
三是場(chǎng)地的大小.在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)時(shí),應(yīng)當(dāng)牢記并非愈大愈好.從理論上說,現(xiàn)場(chǎng)的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比.也就是說場(chǎng)地的大小,應(yīng)同出席者人數(shù)的多少相適應(yīng).人多地方小,擁擠不堪,會(huì)使人心煩意亂.人少地方大,則會(huì)讓來賓對(duì)本單位產(chǎn)生"門前冷落車馬稀"的錯(cuò)覺.
四是音響的準(zhǔn)備.在舉行慶典之前,務(wù)必要把音響準(zhǔn)備好.尤其是供來賓們講話時(shí)使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備,在關(guān)鍵時(shí)刻,絕不允許臨陣"罷工",讓主持人手忙腳亂、大出洋相.在慶典舉行前后,播放一些喜慶、歡快的樂曲,只要不搶占"主角"的位置,通常是可以的.但是對(duì)于播放的樂曲,應(yīng)先期進(jìn)行審查.切勿屆時(shí)讓工作人員自由選擇,隨意播放那些凄慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲.
最后,應(yīng)當(dāng)精心擬定好慶典的具體程序.一次慶典舉行的成功與否,與其具體的程序不無關(guān)系.儀式禮儀規(guī)定,擬定慶典的程序時(shí),有兩條原則必須堅(jiān)持:第一,時(shí)間宜短不宜長(zhǎng).大體上講,它應(yīng)以一個(gè)小時(shí)為其極限.這既為了確保其效果良好,也是為了尊重全體出席者,尤其是為了尊重來賓.第二,程序宜少不宜多.
