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展覽會(huì)酒店服務(wù)的操作方式

發(fā)布日期:2015-07-30  發(fā)布員:濟(jì)南慶典公司

  展覽會(huì)酒店服務(wù)的操作方式

  協(xié)助預(yù)訂酒店是展覽會(huì)主辦單位為參展商提供的基本配套服務(wù)項(xiàng)目,因而一般的展覽會(huì)主辦單位都會(huì)提供此項(xiàng)服務(wù)。概括而言,常見的展覽會(huì)酒店服務(wù)主要有三種操作方式。

  一、主辦單位自行安排

  盡管都是主辦單位自行安排,但提供服務(wù)的程度不同,給參展商和專業(yè)觀眾帶來的感受也不一樣。有的展覽會(huì)組委會(huì)只在展前推薦一些展覽場館周邊的酒店;有的展覽會(huì)組委會(huì)不僅推薦酒店,而且只要是前來參加該展覽會(huì)的參展商和專業(yè)觀眾都能享受優(yōu)惠的價(jià)格;有的主辦單位還會(huì)安排專人負(fù)責(zé)接受參展商和專業(yè)觀眾的預(yù)定,并在酒店大堂設(shè)置接待處,然后統(tǒng)一和酒店結(jié)算費(fèi)用,排除部分主辦單位希望通過提供客房預(yù)訂來牟利的因素,這種方式能為參展商提供更加便利的服務(wù)。

  一般來說,具體的操作方法是主辦單位在奇發(fā)給參展商的《參展商》或《服務(wù)指南》中附帶一些酒店的基本情況介紹(包括酒店名稱、地理位置、星級(jí)、價(jià)格等)和負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式,然后由參展商自行決定是否需要領(lǐng)訂。如果參展商需要此項(xiàng)預(yù)訂服務(wù),便可以將附帶的酒店預(yù)訂表填好后,傳真或者發(fā)E-mail給指定的聯(lián)系人。

  二、指定旅行代理商

  在展覽會(huì)的酒店服務(wù)方面,這種操作方式比較流行。其基本程序?yàn)椋赫褂[會(huì)主辦單位指定一家旅游公司,然后由該旅游公司為參展商和專業(yè)觀眾提供酒店店、票務(wù)(代訂、代送火車票或飛機(jī)票)、旅游和訂車等服務(wù)。指定旅行代理商一般會(huì)在展覽會(huì)現(xiàn)場設(shè)立接待臺(tái),為現(xiàn)場與會(huì)人員提供相關(guān)旅行咨詢或預(yù)訂服務(wù)。

  從理論上講,采用這種方式,展覽會(huì)組織者不僅能夠減輕自身的工作壓力更為關(guān)鍵的是能為參展商和觀眾提供更為專業(yè)的服務(wù)。但目前,不少國內(nèi)展覽會(huì)主辦單位為了最大程度地盈利,因而不考慮自身的接待水平,將酒店預(yù)訂等配套服務(wù)都承攬下來,最后反倒給自己帶來了麻煩。當(dāng)然,如果展覽會(huì)組織者有足夠的實(shí)力和豐富的旅游接待經(jīng)驗(yàn),也可以自己安排參展商和專業(yè)觀眾的住宿或票務(wù)等事宜。

  三、專業(yè)代理機(jī)構(gòu)

  隨著服務(wù)業(yè)的進(jìn)一步分工,一些專業(yè)代理機(jī)構(gòu)開始將大型會(huì)議和展覽會(huì)作為公司的主要業(yè)務(wù),如酒店預(yù)訂網(wǎng)、會(huì)展商旅服務(wù)公司等。這些公司會(huì)主動(dòng)與展覽會(huì)主辦單位聯(lián)系,并能夠提供優(yōu)惠的價(jià)格和專業(yè)服務(wù)。

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