太陽(yáng)能產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備階段

　?。ㄒ唬┐_定新聞發(fā)布會(huì)日期、地點(diǎn)、新聞點(diǎn)

　　1、具體日期

　　與希望發(fā)布的事件日期相配合，來(lái)加大宣傳力度，挖掘新聞點(diǎn)，制造新聞效應(yīng)。注意避免與重大新聞事件沖突，與社會(huì)重大活動(dòng)和紀(jì)念日相沖突。在正式新聞發(fā)布前20天完成，最遲15天。并在邀請(qǐng)函發(fā)布前預(yù)定會(huì)場(chǎng)，否則會(huì)影響下一步工作。 周二-周四通常較為合適。周一，記者們往往忙于檢查上周工作；周五也不宜選，因?yàn)樵S多的人正考慮著如何過(guò)周末。

　　2、 具體時(shí)間

　　如果早報(bào)記者參加，新聞布會(huì)最好在下午3點(diǎn)；如果要在當(dāng)天晚報(bào)或電視晚間新聞上報(bào)道，最好安排在上午9:30或10:00---10:30 ,這樣便于記者到會(huì)。

　　3、會(huì)場(chǎng)選址

　　會(huì)場(chǎng)地址要有較大知名度和影響力，要與所要發(fā)布的新聞性質(zhì)相融合，同時(shí)，要考慮到交通方便、新聞發(fā)布的硬件等因素，如電話、傳真、打字、照明設(shè)備等。通常選在三星級(jí)以上的酒店、賓館或新聞中心等地舉行。還要注意會(huì)場(chǎng)的環(huán)境，如氣溫、燈光、嘈音等等問(wèn)題。會(huì)場(chǎng)空間根據(jù)參加人員數(shù)確定，若會(huì)場(chǎng)空間過(guò)大、人員少，給人的印象是新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容新聞價(jià)值并不大。如果有電視攝影機(jī)記者參加，會(huì)場(chǎng)空間要大一些。

　　（二）確定參與人員名單，會(huì)議議程、時(shí)間表等方案。

　　1、詳細(xì)擬定參加的領(lǐng)導(dǎo)、廣告公司、客戶、同行、媒體記者的邀請(qǐng)名單。確保新聞發(fā)布會(huì)參與人員的數(shù)量和質(zhì)量。

　　注：邀請(qǐng)的記者要對(duì)此新聞感興趣。例如：新聞只對(duì)報(bào)刊記者有價(jià)值，那就只邀請(qǐng)這些人，那些長(zhǎng)期報(bào)道公司發(fā)展的記者要一并邀請(qǐng)。

　　2、會(huì)議議程方案及時(shí)間表。 （略）

　?。ㄈ┌凑昭?qǐng)名單，分工合作發(fā)送邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬，確保重要人物實(shí)施公關(guān)和追蹤，并預(yù)備備用方案。

　　1、最好不要用電話邀請(qǐng)。對(duì)離公司不遠(yuǎn)的媒體，親手送去。注意不要送得太早，以致邀請(qǐng)函被埋沒(méi)于文件推里，但也應(yīng)給對(duì)方反映的時(shí)間。到新聞發(fā)布會(huì)近日，電話詢問(wèn)信件是否如期送達(dá)，對(duì)方是否與會(huì)，等等。這樣還可提醒對(duì)方收看信件。

　　2、邀請(qǐng)函要帶有公司標(biāo)志。

　　3、信件中最好不要注明會(huì)議聯(lián)系人的全名和個(gè)人電話，這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新聞發(fā)布會(huì)的細(xì)節(jié)，否則，若他們提前透露了一些消息，就會(huì)傷害其他記者。

　?。ㄋ模┵?gòu)買(mǎi)禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)演。布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，新聞通稿等。

　　1、會(huì)場(chǎng)布置

　　（1）環(huán)境營(yíng)造：    會(huì)場(chǎng)既要體現(xiàn)企業(yè)精神，又使記者參生賓至如歸的感覺(jué)。

　?。?）現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)選擇：   會(huì)場(chǎng)播放音樂(lè)應(yīng)與新聞發(fā)布會(huì)內(nèi)容相容相諧。

　?。?）背景設(shè)計(jì)：  根據(jù)新聞內(nèi)容設(shè)計(jì)。

　?。?）新聞發(fā)言人的位置按安排。

　　如果電視攝相機(jī)在房間后排，那么公司發(fā)言人應(yīng)在房間前排就坐；如只有報(bào)刊記者與會(huì)，發(fā)言人就坐在記者中，當(dāng)友人提問(wèn)時(shí)舊走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就越容易營(yíng)造出一種友好氣氛。不要讓新聞發(fā)言人坐在鏡子、窗戶或其他放射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。

　　（5）會(huì)場(chǎng)應(yīng)設(shè)有記者簽到處，簽到處最好設(shè)在入口或入場(chǎng)通道處。

　?。?）會(huì)場(chǎng)座次安排要分清主次，特別是有貴賓到會(huì)的情況下，在每個(gè)記者席上準(zhǔn)備有

　　資料，供記者們深入細(xì)致地了解所發(fā)消息的全部?jī)?nèi)容。

　　2、現(xiàn)場(chǎng)工作人員選擇

　?。?）選擇會(huì)議主持人

　　要求：把握新聞發(fā)布會(huì)的主題范圍，掌握會(huì)議進(jìn)程，控制會(huì)場(chǎng)氣氛，促成會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)在必要時(shí)還承擔(dān)消除過(guò)分緊張的氣氛，化解對(duì)立情緒、打破僵局等特殊任務(wù)；

　　（2）主要發(fā)言人：

　?。?）選擇現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員包括禮儀人員和接待人員

　　要求：從外貌到自身的修煉均要合格，并注意服務(wù)人員的性別比例，以便發(fā)揮“異性效益”,同時(shí)在新聞發(fā)布會(huì)三天前就進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)演。

　　服務(wù)人員的主要工作有如下幾點(diǎn)：安排與會(huì)者簽到；引導(dǎo)與會(huì)者入坐；準(zhǔn)備好必要的視聽(tīng)設(shè)備；發(fā)布宣傳材料和禮品；安排好餐飲工作；安排一名攝影師專門(mén)拍攝會(huì)場(chǎng)情況，以備將來(lái)宣傳和紀(jì)念之用。

　　3、新聞通稿和背景材料

　?。?）要求：新聞通稿和背景材料美觀，并印有公司標(biāo)志。若能提供聲像資料最好。

　?。?）內(nèi)容：新聞發(fā)布會(huì)涉及的新聞時(shí)間的要點(diǎn)；XX發(fā)展簡(jiǎn)史；主要人物介紹及照片。會(huì)場(chǎng)主要負(fù)責(zé)人的名片、便于日后加以聯(lián)系。如果是新品發(fā)布會(huì)，還要提供技術(shù)資料。

　　4、禮品準(zhǔn)備

　?。ㄎ澹┌l(fā)布會(huì)之前至少進(jìn)行兩次彩排，正式發(fā)布會(huì)前提前一到兩個(gè)小時(shí)，檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒，將會(huì)議議程精確到分鐘，并制定意外情況補(bǔ)救措施。

　?。┌l(fā)布會(huì)流程。

　　通常為：①來(lái)賓簽到②貴賓接待③主持人宣布發(fā)布會(huì)開(kāi)始④按會(huì)議議程進(jìn)行⑤會(huì)后交流⑥有特別公關(guān)需求的人員的個(gè)別活動(dòng)。