大型汽車博覽會(huì)新聞發(fā)布會(huì)籌備方案

　　1、發(fā)布會(huì)場(chǎng)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)

　　1）場(chǎng)地選擇：企業(yè)的新聞發(fā)布會(huì)通常選擇在3星級(jí)-5星級(jí)的賓館或新聞中心等地舉行，根據(jù)會(huì)議邀請(qǐng)人員的級(jí)別和重要程度決定賓館的級(jí)別；

　　一般選擇能夠容納100人左右的新聞發(fā)布會(huì)場(chǎng)地，會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有泊車位；

　　發(fā)布會(huì)場(chǎng)地應(yīng)該有足夠的空間布置1排主席臺(tái)（6-7人）、1-2排前排嘉賓席，以及足夠座席與參會(huì)人數(shù)相匹配；

　　會(huì)場(chǎng)應(yīng)留有安放背景板的位置和相應(yīng)的背景板支架，一般專業(yè)酒店的會(huì)場(chǎng)會(huì)提供這類設(shè)施，如果酒店不能提供，則需要與酒店溝通，通過租賃或制作等方式準(zhǔn)備背景板支架，要求酒店給予相應(yīng)配合；

　　矩形會(huì)場(chǎng)，且會(huì)場(chǎng)中央無影響聽眾視線的柱子或其它障礙物；

　　有重要嘉賓參與的會(huì)議還需要準(zhǔn)備一間單獨(dú)的貴賓休息室，供貴賓在會(huì)議前后休息以及進(jìn)行重要專訪之用。

　　2）音響設(shè)備：音響控制室能夠順利播放各類背景音樂，同時(shí)能夠兼容現(xiàn)有的存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、CD、VCD、DVD等）；

　　音響控制室留有與筆記本電腦音頻接口，并有足夠長(zhǎng)的電纜；

　　至少保證有1個(gè)固定麥克風(fēng)，2個(gè)移動(dòng)麥克風(fēng)，麥克風(fēng)的聲音沒有雜音，并有備用的麥克風(fēng)；

　　以上所有的音響設(shè)備的音量大小適宜，保證會(huì)場(chǎng)每個(gè)角落都能清楚地聽到聲音。

　　3）投影設(shè)備：擁有固定可升降的投影幕布，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需要，備有1-2個(gè)活動(dòng)投影幕布，最好采用1.8m*1.8m的大投影幕布；

　　配備相應(yīng)數(shù)量的投影儀，采用流明數(shù)（亮度的參數(shù)）大的投影儀，用投影儀具體的大小和數(shù)量，以坐在會(huì)場(chǎng)后排的來賓能夠較看清屏幕為原則。

　　投影儀和電腦之間的數(shù)據(jù)線接口能夠匹配，同時(shí)有足夠長(zhǎng)度的電纜。提前一天抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，調(diào)試設(shè)備。

　　茶水聯(lián)絡(luò)或購買

　　一般而言，會(huì)場(chǎng)都會(huì)提供茶水，假如預(yù)定的會(huì)場(chǎng)沒有茶水提供，則需聯(lián)絡(luò)購買。以小支礦泉水為宜，避免浪費(fèi)。

　　2、確認(rèn)參會(huì)人員：注意與嘉賓保持聯(lián)絡(luò)，進(jìn)一步確認(rèn)他們的日程是否有變動(dòng)，是否可以準(zhǔn)時(shí)出席。

　　3、請(qǐng)柬準(zhǔn)備、派送：根據(jù)嘉賓確認(rèn)到會(huì)情況填寫請(qǐng)柬，指定專人一一登門派送。

　　4、中心宣傳資料準(zhǔn)備

　　車展的宣傳資料提前撰寫、印刷/打印好，根據(jù)預(yù)計(jì)的到會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備若干份。并預(yù)留20份備用。

　　5、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞通稿、發(fā)布會(huì)后半程記者提問及答案的準(zhǔn)備

　　1）領(lǐng)導(dǎo)講話稿：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)身份和發(fā)言方向，為需要提供講話稿的領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話稿。按到會(huì)嘉賓人數(shù)打印若干份，提前一天完成。

　　2）新聞通訊稿。

　　至少提前一天完成新聞通稿、發(fā)布會(huì)后的提問稿的撰寫。新聞通稿包括：

　　消息：字?jǐn)?shù)較短，一般在500~1000字左右，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會(huì)結(jié)束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。

　　通訊或綜述：篇幅較長(zhǎng)，內(nèi)容充實(shí)，一般是深度分析、重點(diǎn)報(bào)道、專訪。對(duì)消息無法涵蓋的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息通常提供1篇即可，也可以用答記者問的形式來表現(xiàn)。

　　6、禮品準(zhǔn)備：注意根據(jù)行業(yè)慣例，為到會(huì)的嘉賓準(zhǔn)備禮品或禮金；為媒體記者準(zhǔn)備車馬費(fèi)，如有禮品，也可提供給記者，平面媒體記者車馬費(fèi)200~300元，電視臺(tái)記者車馬費(fèi)600~1000元/組。

　　7、資料和禮品裝袋：宣傳資料、新聞通稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、禮品和禮金都準(zhǔn)備好之后，則可進(jìn)行裝袋，注意使用帶有車展標(biāo)志的文件袋或手提袋。

　　資料必須整理妥當(dāng)，按順序擺放，在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：

　　1、會(huì)議日程

　　2、新聞通稿

　　3、公司宣傳資料

　　4、禮品/禮金（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）

　　5、發(fā)言人背景資料（含主要經(jīng)歷、成就、頭銜等）

　　6、承辦方經(jīng)理名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后及時(shí)聯(lián)絡(luò)）

　　7、重要發(fā)言稿。對(duì)新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。比如，嘉賓的發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等（以對(duì)記者報(bào)道有益為標(biāo)準(zhǔn)）。

　　8、禮儀小姐的確定

　　由XX文化傳播有限公司舞美部挑選優(yōu)秀學(xué)員擔(dān)任禮儀小姐；如無適當(dāng)人員可擔(dān)任此工作，則聯(lián)絡(luò)專業(yè)禮儀公司，提供禮儀小姐4名。

　　2、布展物料準(zhǔn)備，包括簽到臺(tái)、簽到本/簽到單、簽字筆、桌簽。

　　簽到臺(tái)：如條件允許，可準(zhǔn)備一個(gè)長(zhǎng)臺(tái)，或?yàn)榧钨e和媒體各準(zhǔn)備一個(gè)短的簽到臺(tái)，注意臺(tái)面鋪設(shè)深紅或墨綠色金絲絨或其他面料，放置桌簽、簽到本/簽到單、簽字筆、名片盤。

　　簽到本/簽到單：一般為嘉賓準(zhǔn)備紅色或撒金底色，面積為A4或16開的硬皮專用簽到本；為媒體記者準(zhǔn)備簽到表。

　　簽字筆：為嘉賓和記者準(zhǔn)備出水流暢的簽字筆。

　　桌簽：注意桌簽除嘉賓姓名牌之外，還應(yīng)該準(zhǔn)備指定座位范圍、簽到人員的標(biāo)牌，如：媒體記者、企業(yè)代表、媒體簽到處、嘉賓簽到處等。