大型會議活動事項活動進程

　　一般大型會議準備期為18個月左右，具體要看會議的主題和各個子項目的繁瑣程度。

　　17-18個月倒計時

　　設定目標，會議/展覽的日期、地點、主題以及形式。

　　進行實地考察。

　　設定初步預算。

　　選擇貨運公司。

　　商談酒店房價及租用時間，簽訂酒店合同。

　　與航空公司商談機票事宜。

　　選擇地陪公司。

　　選擇公務車租賃公司。

　　收集參展商名錄。

　　設定注冊費用及政策。

　　定義促銷戰(zhàn)略。

　　準備展會的第一稿日程通知及新聞通稿。

　　16個月倒計時

　　安排保險責任范圍。

　　設計會標及平面主題。

　　挑選展會服務承包商。

　　確定展覽場地租金。

　　制定展會建筑平面圖。

　　14-15個月倒計時

　　邀請并確定關鍵演講者。

　　確定初步餐飲需求。

　　商談菜單及價格。

　　如果需要的話，選擇翻譯設備。

　　如果需要的話，發(fā)送出第一份參展商促銷信息。

　　調整展會建筑平面圖（繼續(xù)之前的工作）。

　　準備第一份會議聲明及促銷材料，并發(fā)送給可能與會的參展者。

　　13個月倒計時

　　了解演講者在音頻及視頻上的需求。

　　6-7個月倒計時

　　準備第二份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。

　　開始制作登記表格。

　　4-5個月倒計時

　　準備第三份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。

　　調整預算。

　　確認音頻視頻及翻譯設備。

　　分配演講者的發(fā)言地點及時間。

　　2-3個月倒計時

　　調整預算。

　　在當?shù)亟y行賬戶。

　　完成會議時間表和房間分配。

　　選擇并與音頻視頻設備供應商簽約。

　　制作并寄出參展商服務指南，包括音頻視頻申請表格。

　　敲定餐飲時間表。

　　如果需要的話，最后確定的翻譯人員和設備。

　　確定會場的人手需求。

　　確定安全需求。

　　訂購會場所需的辦公及通訊設備。

　　訂購標牌。

　　編輯參展商名錄。

　　在會場安裝登記所需的計算機。

　　與酒店一同檢查流程及賬務相關的活動

　　1個月到6周倒計時

　　打印會議指南。

　　打印工作手冊。

　　向酒店遞交每日日程。

　　制作名牌及門票。

　　開會前3周到會議當日

　　搭建現(xiàn)場辦公室。

　　包裝并存放會議材料。

　　準備注冊信息包。

　　最后確認餐飲安排。

　　進行會前現(xiàn)場準備。

　　現(xiàn)場管理會議。

　　會后

　　包裝并存放材料。

　　財務核對。

　　評估執(zhí)行情況。