會(huì)議策劃的幾個(gè)主要因素

　　會(huì)議目標(biāo)  舉行會(huì)議必須是為了達(dá)到某個(gè)目標(biāo)。會(huì)議可能只是履行簡單的年度慣例，但大多數(shù)會(huì)議除此之外還有其他的目標(biāo)。會(huì)員主辦者舉行會(huì)議可能是要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)使其會(huì)員聚在一起，但通常會(huì)議也包括一些圍繞具體目標(biāo)展開的內(nèi)容。雇主主辦者舉行兇會(huì)議一般都有明確的目標(biāo)。公眾研討會(huì)主辦者也必須清楚地說明其目標(biāo)，以便吸引目標(biāo)公眾參加。主辦者有時(shí)候會(huì)使用“預(yù)期成果”來說明會(huì)議目標(biāo)，而會(huì)員主辦者也用這個(gè)名詞作為參考，方便其會(huì)員為參加會(huì)議做準(zhǔn)備。

　　與會(huì)者  主辦者希望哪些人來參加會(huì)議？對(duì)于雇主主辦者和公眾大會(huì)主辦者來說，通常在策劃會(huì)議的時(shí)候都要首先確定會(huì)議目標(biāo)，然后就要定義與會(huì)者。而對(duì)于會(huì)員主辦者來說，安排這兩個(gè)要素的次序（會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)者）有時(shí)是相反的：根據(jù)所期望的與會(huì)者類型來確定一個(gè)能夠吸引他們參加的會(huì)議目標(biāo)。不論先決定哪個(gè)要素，關(guān)鍵在于要使會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)者相一致。

　　會(huì)議策劃  會(huì)議的策劃必須反映出會(huì)議目標(biāo)及與會(huì)者的特點(diǎn)。雖然這看似理所當(dāng)然，但是會(huì)議主辦者卻往往從策劃開始入手。事情一般是這樣發(fā)生的，主辦者正在參加某個(gè)會(huì)議，覺得該會(huì)議很有意義，于是交給承辦者一個(gè)策劃方案，讓他據(jù)此擬訂會(huì)議目標(biāo)并確定與會(huì)者人群。所幸這種情況并不是經(jīng)常發(fā)生，但的確有發(fā)生。

　　會(huì)議持續(xù)時(shí)間是策劃中的一個(gè)要素。宗教傾向也是在會(huì)議策劃過程中常常被忽視的一個(gè)要素。