圓桌會議的運作方式

　　圓桌會議的運作實質上就是通過發(fā)揮圓桌會議的功能，充分調動人的積極性，提高機構的效能，實現學習型領導班子共同目標的過程。我們認為，圓桌會議的運作方式重點在于做好信息處理、有效反饋和全息溝通。

　　1.信息處理

　　信息處理是現代認知學的重要內容，在各種情況下預見可能發(fā)生的事情的能力、制定計劃的想像力等很大程度上反映了信息處理的質量，它決定了采取的是明智還是愚蠢的行動。圓桌會議的信息處理主要有分析和聯合兩種方法。分析法是對與會成員提供的信息進行逐個解析，區(qū)別它們之間的異同，擇取最富有建設性的信息；聯合法基于集體交流的智能最大化而采取的一種信息處理方法，它是將許多個別信息聚集在一起，讓其相互對比、碰撞，實現優(yōu)化的信息處理方法。做好信息處理需要做到：尋找充滿創(chuàng)造性的觀點；預測有前景的短期結果和長期結果；根據重要因素，對各種選擇的觀點和預測的結果進行評估；權衡各方面因素，系統(tǒng)地判斷應該進行的行動?？傊?，與會成員必須搜集和提供信息，避免視角的狹隘，在復雜的形勢下應對各種因素，選擇切實可行的行動路線。

　　2.有效反饋

　　行為心理和認知習慣的研究表明，行為的改進取決于反饋。為了讓與會成員個體行動和會議進行得更有成效，圓桌會議需要有效反饋。在與會成員共同思考問題時，肯定有時會意見不一，并相互表達自己的觀點，從別人那里得到反饋往往是避免失去判斷力和客觀性的有效途徑。圓桌會議的有效反饋有三種方式，即反思式反饋、褒貶式反饋和解構式反饋。反思式反饋是在與會人員之間展開討論。褒貶式反饋需要事先對與會成員表明一定的期望，期望的內容緊密聯系會議的議題。通常夸獎帶有積極的象征性行為，有助于有效的信息處理；批評意味著確保能夠有的放矢地針對某項錯誤決策進行有效矯正。解構式反饋提供了更具交互性的解決問題的方式，并打開了在其他情況下往往關閉的渠道，有著非常高的正確程度和更開放的交流方式。

　　3.全息溝通

　　所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將思想和信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯系在一起，以實現共同目標的手段”.在一定意義上，沒有溝通，就沒有會議。對于學習型領導班子而言，舉行圓桌會議需要全息溝通。全息溝通對于圓桌會議的作用是多方面的，其中較突出的有兩點：一是有助于作出決策。圓桌會議上進行決策會涉及干什么、怎么干、何時干等問題。遇到這些需要解決的問題，與會成員要通過溝通獲取大量的信息情報，然后進行決策；二是促使領導班子協調有效地舉行會議。與會成員的職務是相互依存的，依存性越大，對協調的需要越高，而協調只有通過溝通才能實現。沒有全方位的溝通，與會成員之間存在著隔膜，對整個會議效果造成負面影響。

　　全息溝通要講究一定的藝術：首先，必須目的明確、思路清晰、注意表達方式。尤其要實心實意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情。其次，要選擇有利的時機，采取適宜的方式。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時機。再次，溝通要與會成員之間的信任度。另外，溝通要講究“聽”和“說”的藝術。溝通過程中，相互主動聽取意見；要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領神會。不僅要會聽，還得會說，會表達自己的意見。在表達自己的意見時，要誠懇謙虛。