準備會議材料有哪些要求

　　1.秘書草擬會議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認后，開始憋備。

　　2.按照與會人員名單，準備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會考的姓名。并注明“會議文件”等字樣。

　　3.認真校對會議文件。

　　文件校對工作實際上是文件印制前的一個重要環(huán)節(jié)。文件的校對是一件非常細致的工作，要求杜絕差錯*切實保證文件正文文字準確。校對時還應(yīng)同時檢查文件結(jié)構(gòu)的各個組成部分、各種標記及文件的格式。因此，秘書在校對文件時要嚴肅認真、耐心細致、一絲不茍。惟有如此，才能把好會議文件的文字關(guān)確保文件的質(zhì)量。

　　4.做好會議文件的分發(fā)工作。

　　有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時分發(fā)。但無論何時分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準備工作。

　　5.分發(fā)重要文件一船要編號、登記。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件，還要注明密級。

　　6.一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件消退目錄或清退要求的說明。

　　7.秘書在會議所需材料準備齊全后，應(yīng)該將所有的會議資料，如講話稿、會議報告、決議草案等相關(guān)資料，系統(tǒng)整理、制作文件資料目錄，統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。

　　8.分裝文件要認真、細致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。對于需要提前發(fā)出的文件，要在封皮上仔細填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼，按照會議的時限要求與保密程度選擇適當?shù)奈募鬟f方式。